Dlaczego biura tłumaczeń wymagają zleceń w formie pisemnej?

Przepisy kodeksu cywilnego regulują problematykę dotyczącą formy w jakiej zawierane są umowy. Określają one formę, która wymagana jest do zawarcia z umów, bądź złożenia niektórych oświadczeń, a także skutki niezachowania tej formy.

Wyróżniamy kilka rodzajów czynności prawnych. Najczęściej spotykaną jest forma ustna, pisemna, forma pisemna z poświadczonymi podpisami, forma pisemna z datą pewną, forma aktu notarialnego. Nie skupiając się na nich zbytnio należy jednak powiedzieć, że aby forma pisemna została zachowana wystarczy by pod spisanym oświadczeniem został złożony oryginalny podpis, osoby składającej oświadczenie.

Umowę należy zawrzeć na piśmie w przypadku, gdy przepis regulujący dany typ umów wyraźnie zaznacza, że niezawarcie tejże umowy w formie pisemnej może skutkować jej unieważnieniem. Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku, gdy danemu typowi umów przypisano szczególną formę, np. w postaci aktu notarialnego. W tej sytuacji niezastosowanie tego rodzaju formy sprawia, że dana czynność prawna, jest nie ważna.

Podsumowując należy, więc powiedzieć, że nie każdą umowę koniecznie trzeba zawierać w formie pisemnej i w większości przypadków mamy pełną dowolność formy jej zawarcia. Z tego rodzaju obowiązkiem mamy natomiast do czynienia w przypadku określonej kategorii umów, lub w sytuacji gdy strony same ustalają, że dana czynność prawna aby nabrała ważności, będzie potrzebować właśnie zastosowania formy pisemnej. Tak naprawdę gdybyśmy przeanalizowali nasze funkcjonowanie w społeczeństwie, to bardzo duża część zawieranych przez nas umów, ma miejsce w drobnych codziennych sprawach życia codziennego. Kiedy np. wsiadamy do autobusu i kasujemy bilet, to możemy powiedzieć, że zawieramy w formie konsensualnej właśnie umowę przewozu.

A jak sprawa wygląda np. w przypadku faktur? Czy fakturę też można traktować jako umowę?

Jak najbardziej, umowę zawieramy wystawiając fakturę, ze wskazaniem jednak, że tak naprawdę umowa została zawarta już wcześniej, a zatem w momencie porozumienia się stron, co do warunków umowy. Jeśli chodzi zaś o samą fakturę, to ma ona tu charakter wtórny, czyli dokumentuje fakt zawarcia przez nas umowy oraz pełniąc funkcję księgowo – podatkową.

Zlecenia w biurach tłumaczeń

W przypadku biur tłumaczeń spotkamy się z koniecznością zlecania zadań w formie pisemnej. Dlaczego? Każde biuro tłumaczeń w Polsce powinno swoje działanie opierać na podstawie prawa obowiązującego w danym kraju. Wszelkie działania pozostające w sprzeczności z prawem, świadczą źle o jakości świadczonych usług, mogąc tym samym źle wpłynąć na wizerunek firmy.

Biura tłumaczeń proszą swoich klientów o tego rodzaju czynność, ponieważ z punktu widzenia prawa, takie pismo jest dokumentem chronionym prawnie, posiadającym moc obowiązywania i podstawę zawarcia umowy jak i wszelkich roszczeń.

Forma pisemna odgrywa tu znaczącą rolę, ponieważ dzięki niej zleceniodawca może jasno określić czego oczekuje od biura tłumaczeń. Zaakceptowanie, więc tego rodzaju pisma, przez osobę do tego upoważnioną stanowi zatem podstawę do składania wszelkiego rodzaju zażaleń, reklamacji, wynikających z niewłaściwego wykonania zobowiązania. Pisemna forma zleceń to także podstawa prawna dla biura dotycząca przede wszystkim egzekwowania należności od zleceniodawców.

Choć forma pisemnego zlecenia tłumaczenie, może przybierać dowolny charakter, to jednak jest istotnym aby znalazły się w niej wszystkie istotne informacje. Forma pisemnego zlecenia wykonania tłumaczenia może mieć charakter dowolny, jednak w miarę możliwości należy umieścić w niej wszystko to, co jest dla nas ważne. Do takich informacji należy chociażby język na który dany tekst ma zostać przetłumaczony, ilość znaków, termin czy wycena. O tym jakich informacji wymaga biuro tłumaczeń powiemy za chwilę. Z kolei sam kosztorys stanowi często zupełnie osobny dokument, który powinien być dołączony bezpośrednio do danego zlecenia.
Przez zamówienie pisemne rozumiemy taki rodzaj zamówienia, który wpisuje się w wymogi danej firmy, oraz zostało doręczone na adres wykonawcy. Zamówieniem tym jest także zamówienie przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), lub za pośrednictwem elektronicznego formularza zamówień, który klient prawidłowo wypełnił i odesłał korzystając ze strony internetowej firmy wykonującej tłumaczenie.

Jeśli chodzi o kosztorys to możemy trafić na pewien sprytny zabieg, z którego chętnie korzystają niektóre biura tłumaczeń i co najważniejsze mają do tego prawo. Gdybyśmy poddali analizie regulaminy niektórych biur tłumaczeń, to możemy zauważyć, że niektóre z nich zastrzegają sobie w nich, że każdy kosztorys o charakterze wstępnym obowiązuje tylko wtedy, gdy składa się go w formie pisemnej. Natomiast pozostałe kosztorysy, traktowane są często jako niewiążące, a zatem w bardzo prosty sposób można się od nich uchylić. Jest to istotne, ponieważ kwestia kosztorysu w pewnym sensie stanowi element zlecenia zadania w formie pisemnej. Dobrze, aby klient posiadał tego świadomość.

Rzetelne biuro tłumaczeń, cieszące się dobrą opinią nigdy nie wyegzekwuje od klienta należności, ponad tą o której został poinformowany. Musimy mieć świadomość, że kosztorysy, które sporządzają biura nie są równoznaczne z poręczeniem za jego poprawność, co często zawarte zostaje w umowie. Zanim klient podpisze umowę, powinien dokładnie zapoznać się z regulaminem przeprowadzania zleceń jakie oferuje biuro tłumaczeń.

Co powinno zawierać zamówienie?

Aby zamówienie zostało zaakceptowane do realizacji, powinno zawierać przede wszystkim dokładny adres korespondencyjny, a także REGON i NIP(oraz adres, który powinien znajdować się na fakturze w przypadku, gdy różni się on od adresu korespondencyjnego), ponadto dane kontaktowe klienta, specyfikację tłumaczenia ustnego lub pisemnego, a także oczekiwany termin dostarczenia tłumaczenia. Oprócz tego niektóre firmy wymagają zaznaczenia celu, któremu zamawiane tłumaczenie ma służyć, tego rodzaju wymóg jest istotny zwłaszcza w przypadku teksów przeznaczonych do publikacji, lub prezentacji publicznej. Ponadto w zamówieniu powinny zostać zawarte także wymagania odnośnie opracowania graficznego tekstu, a także opracowania tekstu, czyli jakich korekt się oczekuje, a także w przypadku tekstów specjalistycznych dane osoby, z która biuro tłumaczeń może się kontaktować w sytuacji konieczności wyjaśnienia terminologii i skrótów.

Podsumowując, wiemy już, że w większości umowy mogą być zawierane w dowolnej formie, nie wyłączając formy ustnej. Jednakże zdecydowanie bezpieczniej jest zdecydować się na zawarcie umowy w formie pisemnej. Umowa zostaje zawarta gdy w drodze negocjacji strony dochodzą do porozumienia w sprawie wszystkich jej postanowień, oraz ustalą ich zakres oraz treść. Forma pisemna może zachować czynności prawnej poprzez złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie. Informację tą możemy znaleźć w artykule 78 § 1 Kodeksu cywilnego. Jeśli chodzi o sam dokument, to może on przyjąć formę wydruku komputerowego, a także być sporządzonym przez inną osobę.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *