Jak napisać efektywny e-mail?

Czy zauważyłeś, że tylko niektóre e-maile przyciągają Twoją uwagę, a pozostałych w ogóle nie widzisz? Jaka jest różnica między takimi wiadomościami? Co zrobić, by klient miał poczucie, że musi otworzyć Twój e-mail?

Zanim przejdziesz do dalszej części tego tekstu, chciałbym opisać kilka kwestii. Po pierwsze, moje doświadczenie wynika z tego, że wysłałem już kilkaset CV i współpracuję blisko z kilkoma firmami, które poszukują tłumaczy.

Dzięki temu mam świadomość, które wiadomości przyciągają uwagę, a które nie i wydaje mi się, że wiem, dlaczego tak jest. Każde biuro tłumaczeń kieruje się innymi kryteriami podczas podejmowania decyzji o współpracy.

W dużej mierze zależy to od osoby, która czyta wiadomości od potencjalnych tłumaczy lub od działu HR. Chciałbym Ci przedstawić, co wpływa na to, że osoba odbierająca wiadomość decyduje się na podjęcie współpracy. Te zasady są zawsze podobne.

E-mail musi być maksymalnie czytelny

Czy wiesz, że potencjalny klient po wstawieniu ogłoszenia na stronę, może otrzymać w ciągu kilku minut nawet 100 wiadomości? W biurze tłumaczeń e-maile przychodzą od stałych i potencjalnych klientów, od tłumaczy, którzy aktualnie pracują przy tłumaczeniach oraz od tłumaczy, którzy dopiero szukają zleceń.

Do tego dochodzi mnóstwo spamu. Można to określić w prostszy sposób – jesteśmy zasypywani tonami e-maili, a na pewno nie mamy czasu na to, by dokładnie czytać każdy z nich. Co można zrobić, by mieć pewność, że Twój e-mail zostanie odczytany? Najlepiej, napisać prostą wiadomość, która będzie dokładnie spersonalizowana. Jak to zrobić?

Pole temat: Nie baw się w zagadki i nie każ klientowi domyślać się, o co Ci chodziło.

Dobrze dobrany temat Twojego e-maila, to szansa na przykucie uwagi klienta. Wielu tłumaczy pisze jakieś ogólniki, w stylu „w sprawie tłumaczenia”, albo „tłumacz” – co wprowadza nas w błąd i sprawia, że osoba odbierająca e-mail musi się wgłębiać w jego treść. Lepiej jest dopisać, że aplikujesz w sprawie tłumaczenia i dodać parę językową, w której działasz. Dzięki temu pracownik ma znacznie mniej pracy. Czy można tam umieścić jeszcze więcej informacji? Moim zdaniem, to dobre rozwiązanie – możesz na przykład wpisać swój język natywny i stawkę za stronę rozliczeniową.

Odróżnianie się od innych tłumaczy

E-maile często nie są odbierane dlatego, że osoba, która jest za to odpowiedzialna, jest znudzona dziesiątkami podobnych wiadomości. Aby się tak nie stało także w Twoim przypadku, powinieneś określić swoją specjalizację. Jeśli jesteś tłumaczem medycznym lub specjalizujesz się w tłumaczeniach o wydobyciu ropy naftowej, warto to podkreślić na początku e-maila. Nie zapominaj, by od razu napisać, że jesteś tłumaczem przysięgłym.

Jeśli pracujesz przy tłumaczeniach od 10 lat, warto wspomnieć, że jesteś doświadczony. Zastanów się, czy masz referencje, które pomogą Ci udowodnić to, co napisałeś. Osoby, które dopiero zaczynają pracę przy tłumaczeniach, mogą co najwyżej napisać, że są zdolnymi tłumaczami.

Pary językowe

Pary językowe to najważniejszy element wpływający na ewentualne powodzenie. Są sytuacje, w kiedy nie warto o nich pisać – dzieje się tak na przykład wtedy, gdy klient szuka wyłącznie tłumaczy z pewnej dziedziny.

Kierując ofertę do biura tłumaczeń z różnych dziedzin, od razu określ, do jakiej „szufladki” należy Cię przyporządkować. Moim zdaniem, nieodpowiedni temat maila to jeden z najczęstszych powodów braku klientów. Zastanów się, czy klient potrzebuje informacji o tym, w jakich parach językowych pracuje i jeśli jest to potrzebne, opisz je.

Język natywny

Nawiązując współpracę z nowym klientem, powinieneś wspomnieć czy jesteś native-speakerem danego języka. Niektórzy ludzie uważają, że mogą tłumaczyć nawet na kilka języków docelowych, ale moim zdaniem, nie ma to nic wspólnego z rzeczywistością. Wiedzą o tym wszyscy klienci. Jeśli Twój ojczysty język to polski, przedstaw to klientowi by wiedział, że współpracuje z doświadczonym tłumaczem, który zna się na tym, co robi.

Osoby, które przez kilka lat mieszkały za granicą i dzięki temu mogą zapewnić tłumaczenia na polski oraz na język obcy, powinny to dokładnie wyjaśnić w swoim CV. Rzucanie słów na wiatr wychodzi na jaw już przy pierwszym zleceniu. Dziś jest wiele firm, które chcą przetłumaczyć stronę internetową lub aplikację na język polski. Nawiązując z nimi współpracę warto podkreślić, że mówimy po polsku.

Stawki

Kwestią sporną jest to czy na początku współpracy należy pisać o stawkach. Moim zdaniem, dobrą metodą jest opisanie zakresu Twoich zarobków. Określ, że stawka przy najprostszych tekstach, które nie są techniczne, jest niższa, natomiast przy tych dokumentach, które wymagają dłuższego rozpoznania i dodatkowego formatowania – wyższa. Dzięki temu, klient nie będzie przerażony wysoką ceną za zlecenie.

Może to wyglądać tak:  tłumacz medyczny Hiszpańsko-Polski (natywny polski) stawka – od X do X złotych za 1000 znaków, albo – od X znaków.

W Polsce często traktuje się stawkę „od”, jako podstawową stawkę, natomiast w innych krajach, jako wyjściową. Warto od razu wyjaśnić to z klientem i napisać mu, kiedy możesz zastosować najniższą stawkę. To podobnie, jak przy zakupie samochodu w salonie. Wersja podstawowa kosztuje na przykład 60 tysięcy złotych, a wersja z pełnym wyposażeniem i z lepszym silnikiem – 90 tysięcy. W tytule e-maila powinieneś przykuć uwagę czytelnika. Jego treść musi zachęcać do przeczytania dalszej części e-maila, o której napiszemy tutaj.

 Treść e-maila

Pisząc e-mail pamiętaj, że może on trafić między tysiące e-maili od innych osób. Twoim celem jest stworzenie wiadomości, która się wyróżni, będzie łatwa do przeskanowania i od razu pokaże odbiorcy, po co do niego piszesz. Warto zachować jak najprostsze formatowanie wiadomości.

Użyj list wypunktowanych i unikaj załączników.

Załączniki to źródło problemów z e-mailami. Często zdarza się, że po zapisaniu ich na dysku, klient ma problem z ich odnalezieniem, co doprowadza go do szału. Oto dwie porady, które uproszczą Twoje życie i uprzyjemnią je odbiorcy e-maila.

Zamiast pisać wypracowanie na kilka linijek, użyj listy wypunktowanej i przestaw w niej najważniejsze informacje.

Zamiast załączników, wklej całą treść CV do e-maila na jego końcu, lub umieść je na stronie WWW albo Google Drive i podaj do niego link. Jeśli dokumentów jest sporo, często linkuję do folderu na Dropboxie.

Dzięki temu klient od razu przejdzie do Twojego CV i nie będzie miał problemu z przeszukiwaniem dysku, co sprawi, że szybciej odpowie na e-mail.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *