Jak pisać e-mail do odbiorcy z innego kraju?

Mimo że coraz częściej kontaktujemy się przez Facebooka, Skype czy Google Hangouts, podstawową metodą komunikacji wciąż jest e-mail. Nie wyobrażam sobie na przykład pracy z włączonym Skype lub innym komunikatorem, który co chwilę odrywa mnie od tego, co robię. E-mail sprawdzamy tylko wtedy, gdy chcemy.

W tym poradniku przeczytasz, w jaki sposób wysyłać e-maile do innych krajów. Myślę, że to informacje przydatne dla tłumaczy, których klienci nie mieszkają w Polsce.

Zwróć uwagę, w jakiej strefie czasowej mieszka odbiorca e-maila

Jeśli otrzyma go na przykład o godzinie 18, na pewno nie oczekuj szybkiej odpowiedzi. Powstrzymaj się od ponownego wysyłania wiadomości lub napisania ponaglenia, bo będzie to odebrane negatywnie.

Sprawdzaj e-maile przynajmniej raz dziennie i odpowiadaj na nie w ciągu 24 godzin

Kilkukrotnie pisałem, że ciągłe sprawdzanie skrzynki e-mailowej zabija Twoją produktywność, ale z drugiej strony, jeśli natychmiast nie będziesz odpowiadał na wiadomości, to stracisz wielu klientów.

Wysyłając wiadomość z jednostkami czasu lub waluty, powinieneś je dostosować do potrzeb odbiorcy

Na pewno nie chciałbyś otrzymać wynagrodzenia za zlecenie np. X hrywien, bo zmusi Cię to do szukania kursu waluty i przeliczania go. Podobnie jest z godzinami – każdy myśli, że godzina określona w e-mailu jest podana w jego strefie czasowej. Jeśli dojdzie do nieporozumienia, możesz na przykład niechcący przekroczyć deadline zlecenia.

Nigdy nie narzekaj, że masz problemy techniczne z odebraniem e-maila od klienta, a jeśli do tego dojdzie, zaproponuj proste rozwiązanie ułatwiające komunikację.

Niektórzy tłumacze proszą na przykład o ponowne wysłanie jakiegoś pliku, by uzyskać więcej czasu. Moim zdaniem, to bardzo nieprofesjonalne.

Inną metodą jest napisanie klientowi, że wcale nie odebrałeś jego e-maila.

Rozgarnięty tłumacz raz na jakiś czas zagląda do folderu spam, bo filtry antyspamowe czasem działają w nieprawidłowy sposób.

Jeśli często będziesz miał problemy z odbieraniem plików, klient zacznie się zastanawiać czy dalsze niańczenie Cię jest dla niego opłacalne.

Najmniej profesjonalne jest niedotrzymywanie terminów.  Niektórzy klienci piszą nawet w swoich ogłoszeniach, że nie chcą współpracować z ludźmi, którzy nie oddali zlecenia, bo:

  • zmarł im dziadek,
  • zachorował im pies,
  • złapali chorobę weneryczną i nie mogli pracować,
  • mieli problem z komputerem.

Klienta nie obchodzą Twoje wymówki, dlatego, zamiast się tłumaczyć rozwiąż problem. Nieprofesjonalne jest także pisanie klientowi o naszym życiu osobistym i dzielenie się problemami. Każdy ma swoje.

Najważniejsza porada – przed wysłaniem e-maila przeczytaj go ponownie i zwróć uwagę czy nie ma w nim żadnych błędów. Nikt nie podejmie współpracy z osobą, która pisze niezgodnie z zasadami gramatyki i ortografii.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *