Jak poradzić sobie z nadmiarem klientów?

Klient jest najważniejszym elementem biznesowej układanki, a gdy mamy ich zbyt mało, to firma może po prostu upaść. Najlepsi tłumacze wiedzą jednak, że wystarczy zapewnić klientowi wysoką jakość obsługi i tłumaczeń, a wkrótce będziemy narzekali na nadmiar pracy.

Poszukiwanie nowych klientów, gdy mamy już wystarczająco dużo pracy – czy to etyczne zachowanie?

W krajach Europy Zachodniej w takim przypadku odsyła się klientów do innych tłumaczy, jednak w Polsce sytuacja wygląda inaczej.

Klientów nigdy za mało

Większość biur tłumaczeń bierze zlecenia na przyszłość, nawet gdy nie ma wystarczającej liczby tłumaczy od ich zrealizowania, co może powodować kilka problemów natury etycznej. Według wielu freelancerów, im więcej mamy klientów, tym lepiej, mimo tego, że możemy ich obsłużyć dopiero w przyszłości. Ma to sporo sensu, gdyż dzięki poszukiwaniu klientów nawet wtedy, gdy mamy ich wystarczająco wielu, eliminujemy ryzyko pozostawania bez pracy. Niektórzy nazywają to przygotowaniami do zimy, które następują w lecie. Strumień klientów, których pozyskałeś wcześniej, kiedyś się wyczerpie, a w takim przypadku zostaniesz bez zleceń. Poszukiwania klientów wtedy, gdy mamy dużo pracy powodują, że robimy to na luzie i nie musimy szukać tych rodzajów tłumaczeń, w których orientujemy się niezbyt dobrze.

Druga strona takiego działania

Każdy z nas może przetłumaczyć określoną ilość tekstu bez obawy na spadek jego jakości. To najbardziej ograniczający czynnik, dlatego branie nadmiernej ilości zleceń prowadzi do problemów:

  • Pogorszenie jakości tłumaczeń – brak czasu na odpowiednie przygotowanie się lub dokładne sprawdzenie tekstu

  • Duży stres – nowi klienci pytają się, na kiedy możesz ukończyć ich tłumaczenia, a ty nie jesteś w stanie im odpowiedzieć na to pytanie.

  • Ryzyko przepracowania – gdy bierzesz na siebie zbyt dużo, praca przestaje Cię cieszyć i pojawia się problem pracoholizmu.

Gdy masz tyle zleceń, że wyrabiasz się z nimi na bieżąco, wszystko przebiega w naturalny sposób. Klienta, który od Ciebie odejdzie, możesz zastąpić kolejnym. Szukanie nowych klientów wtedy, gdy tak naprawdę nie masz na to czasu, powoduje duży stres i odciąga Cię od tego, co najważniejsze.

Może to nawet doprowadzić do tego, że stracisz na zawsze nowych klientów. Wyobraź sobie sytuację, w której ktoś zaproponował Ci przetłumaczenie Twojej strony internetowej. W takim przypadku chodzi Ci przeważnie o szybkie wykonanie zlecenia i klientowi nie spodoba się to, że nie potrafisz mu określić, na kiedy otrzyma swoje tłumaczenie.

Jeśli klient nie może czekać, jedynie pożałuje, że rozpoczął z Tobą współpracę. Pomyśl o tym, że klient, który otrzymał Twoją ofertę i skontaktował się z Tobą (czyli poświęcił Ci sporo czasu), a potem musiał czekać na odpowiedź, na pewno nie poleci Twoich usług swoim znajomym.

Jak to jest w rzeczywistości?

Ten problem powstaje także na linii biuro tłumaczeń – freelancerzy. Wielu tłumaczy nie ma zbyt dużo czasu, ale mimo to, próbują złapać kilka srok za ogon. Biuro tłumaczeń czeka w takiej sytuacji bardzo długo na pierwsze tłumaczenie i często nie dochodzi do nawiązania współpracy. Z punktu widzenia klienta taka sytuacja jest całkowicie nielogiczna.

Są też takie sytuacje, w których freelancer zdobywa wielu klientów, a potem nie jest w stanie nawet stworzyć wyceny na tłumaczenie lub odesłać dokumentów o poufności współpracy. Bardzo źle wpływa to jego wizerunek tłumacza.

Co zrobić, by takie problemy się nie pojawiły?

Naszym zdaniem warto znaleźć równowagę pomiędzy marketingiem a czasem poświęcanym na tłumaczenia. Gdy masz bardzo dużo klientów, poświęć cały czas na to, by ich obsłużyć w jak najlepszy sposób. Obiecując klientowi, że przetłumaczysz dla niego teksty w przyszłości, zawsze dotrzymuj słowa.

Innym sposobem, na to, by skutecznie rozwijać swój biznes, jest zatrudnienie pracownika. Taka osoba może zająć się tłumaczeniami, natomiast Ty będziesz mógł poświęcić więcej czasu na poszukiwanie klientów. Dzięki temu obsłużysz więcej klientów i będziesz miał więcej wolnego czasu.

Zwróć uwagę na to, czy odchodzi od Ciebie dużo klientów. Jeśli tak jest, musisz zwrócić uwagę na jakość obsługi i tłumaczeń, ponieważ prowadzi to do problemów. Pamiętaj, że pozyskiwanie nowych klientów jest znacznie trudniejsze, niż współpraca ze starymi klientami i wymaga więcej czasu. Przy nowych projektach musisz spędzić dużo czasu na korespondencję mailową i na zapoznanie się z tematyką. Znacznie łatwiej jest przetłumaczyć dla klienta kolejny tekst, gdy mamy już poprzednie pamięci tłumaczeniowe i glosariusze.

Nadmiar klientów sprawia, że możesz wybierać te zlecenia, które najbardziej odpowiadają Twoim potrzebom. Wtedy to Ty decydujesz, jakie zlecenie chcesz zrealizować i możesz myśleć także o zwiększeniu stawek. Gdy masz mało klientów, boisz się o ich utratę i realizujesz wszystkie zlecenia, jakie się pojawią, co nie jest korzystne dla Twojego rozwoju zawodowego.

Innym sposobem jest nawiązanie kontaktu z biurem tłumaczeń, które obecnie ma mniej klientów i wysłanie do niego części klientów. W przyszłości możesz liczyć na to, że Twoja pomoc zostanie odwzajemniona.