Kiedy klient powinien zapłacić za zlecenie?

Termin płatności należności w stosunku do osób i firm z których usług bezpośrednio korzystaliśmy, jest jednym z podstawowych przymiotów obrotu biznesowego. W przypadku firm tłumaczeniowych, firma oferuje nam usługę za którą zobowiązani jesteśmy zapłacić. Jako klient biura tłumaczeń płacimy za rezultat pracy tłumacza w postaci tłumaczenia, spełniającego wcześniej ustalone przez nas wymagania.

Musimy też wiedzieć o nowych zmianach w ustawodawstwie, które regulują sposób dokonywania transakcji. Wraz z wejściem ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, od 28 kwietnia 2013 r. zaostrzone zostało prawo dotyczące rozliczeń pomiędzy zleceniodawcami, a zleceniobiorcami. Taka ustawa ma pomóc w zmniejszeniu opóźnień, związanych z płatnościami pomiędzy przedsiębiorcami, a także wyrobić nawyk stosowania krótszych terminów rozliczeń transakcji.

Faktura czy rachunek VAT?

Po wykonaniu tłumaczenia firmy wystawiają usługobiorcy fakturę VAT. Niezależnie od tego czy tłumaczenie zostało zamówione przez firmę, czy osobę prywatną, jest to najczęściej akceptowalny przez firmy tłumaczeniowe dokument potwierdzający sprzedaż towarów i usług, objętych podatkiem od towarów i usług. Trzeba wiedzieć, że sposób w jaki należy wystawiać faktury ustalony został w ustawie o podatku od towarów i usług, a także w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów, dotyczącego zwrotu podatku, a także wystawiania i przechowywania faktur. Dobrze też wiedzieć, że faktura musi zostać wystawiona przez firmę realizującą zlecenie w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży.

Terminy płatności za tłumaczenia

Terminy płatności za wykonane zlecenie różnie się kształtują, w zależności od polityki jaką przyjęło określone biuro tłumaczeń. Często zdarza się, że negatywne doświadczenia wyniesione przez firmy tłumaczeniowe wpływają na ich późniejszą politykę finansową w stosunku do usługobiorców. Istnieją jednak pewne uniwersalne ramy, których każde biuro tłumaczeniowe musi się trzymać.

Przeważnie przyjmuje się, że płatność za zrealizowaną usługę należy dokonać przelewem w terminie od siedmiu do czternastu dni. W przypadku realizacji dużych zleceń firma tłumaczeniowa może poprosić o wpłatę zaliczki, w określonej z usługobiorcą wysokości.

Uściślając zlecając wykonanie tłumaczeń możemy spotkać się z dwoma formami przyjętych przez biura tłumaczeniowe terminów płatności za realizowane zlecenie.

Pierwszy wariant, zakłada płatność z góry za wykonane zlecenie. Może mieć ono formę opłacenia całości kosztów lub ich części.

Drugi wariant, zdecydowanie częściej spotykany zakłada zapłatę określonej przez zleceniobiorcę należności po realizacji zlecenia z uwzględnieniem uwag zleceniodawcy. Tego rodzaju polityka jest zdecydowanie przychylniej przyjmowana przez klientów. Dzięki temu możliwe jest nie tylko wprowadzenie do realizowanego zlecenia poprawek na życzenie klienta, ale także wytworzenie atmosfery partnerstwa, wpływając tym samym na pozytywne relacje pomiędzy klientem a firmą. Klient jest świadomy zaufania jakim został obdarzony przez firmę. Relacje biznesowe posiadają w tym momencie znamiona relacji koleżeńskiej, pozostające jednak ściśle w strategii marketingowej. Dzięki temu klient czuje się komfortowo podczas współpracy z firmą, obdarzając ją zaufaniem.

Stali klienci

Bardzo często w strategii biur tłumaczeniowych pojawia się specjalna oferta dla stałych klientów. Zdarza się, że stali klienci posiadają nie tylko specjalnie przygotowaną ofertę cenową, ale także mogą ustalić inny termin zapłaty, niekiedy przekraczający ustalone 14 dniowe ramy. Tego rodzaju umowa jest możliwa jeśli klient dojdzie do porozumienia z właścicielem w sprawie niezgodności dotyczących uregulowania zobowiązań.

Maksymalny termin zapłaty

Nowością jaka została wprowadzona w nowej ustawie z 28 kwietnia 2013 r. jest wprowadzenie maksymalnego terminu zapłaty. W świetle obowiązującego prawa przedsiębiorca posiada maksymalnie 60 dniowy okres zapłaty za zrealizowane zlecenie. Wcześniej nie było tego rodzaju prawa dotyczącego rozliczeń pomiędzy zleceniodawcami, a zleceniobiorcami. W poprzedniej ustawie nie przewidziano maksymalnego terminu zapłaty, który był uzależniony tylko i wyłącznie od woli nawiązujących współpracę stron. Wprowadzone zmiany zostały podyktowane przez wymogi Parlamentu Europejskiego i Rady z 2011 roku, narzucających Polsce wprowadzenie dyrektywy mającej zapobiec powstawaniu zatorów płatniczych. Tego rodzaju strategia ma pomóc w zachowaniu płynności w transakcjach handlowych.

Ustawa przewiduje też sankcje w przypadku nie uregulowania należności w terminie 60 dni. Wtedy to przedsiębiorca ma prawo rozpoczęcia naliczania odsetek, wysokością porównywalnych do odsetek obowiązujących w przypadku zaległości podatkowych. Obecnie wynoszą one 11,5 procent kwoty. Co ciekawe firmy mogą także w zawartej umowie uzgodnić wyższe odsetki w przypadku nie wywiązania się strony z zadeklarowanych warunków.

W przypadku gdy spóźniającym się z zapłatą usługobiorcą jest podmiot publiczny należy wziąć pod uwagę krótszy termin zapłaty, wynoszący 30 dni od momentu dostarczenia faktury.

Trochę praktycznych informacji dla biur tłumaczeń

Być może większość osób zastanawia się w tym momencie dlaczego tak istotne jest trzymanie się przedstawionych powyższej warunków. Obowiązujące w Polsce prawo podatkowe, w tym obowiązująca od1 stycznia 2013 roku ustawy deregulacyjna zakłada bowiem, że w przypadku przekroczonego terminu płatności faktury, podatnik traci możliwość zaliczenia regulowanych płatności do kosztów.

Zleceniobiorca może mieć problem z ustaleniem terminu płatności faktury, głównie ze względu na odmienne zasady stosowane w przypadku codziennych transakcji z klientami, a inne w momencie płacenia podatków. Jeśli więc, według obowiązującej zasady obliczania terminów, firma tłumaczeniowa wyznaczyła usługobiorcy okres czternastu dni na dokonanie płatności faktury, to pierwszy dzień terminu przypada w dzień po jej wystawieniu.

Biura tłumaczeniowe muszą też pamiętać, że termin płatności zaległej faktury można uznać dopiero w momencie gdy znajdzie się ona na firmowym koncie. Dobrze mieć to na uwadze, tym bardziej, że często internetowe przelewy realizowane są z kilkudniowym poślizgiem. Obliczając termin płatności należy odliczyć dni ustawowo uznane za wolne od pracy (czyli soboty i niedziele).

Czas na sprawdzenie zlecenia

Nowo wprowadzona ustawa oprócz określenia terminów płatności poszerza także prawa usługobiorcy. W świetle prawa usługobiorca zyskuje trzydziestodniowy termin na sprawdzenie usługi, lub danego towaru. Naturalnie okres sprawdzenia usługi nie może być sprzeczny z celem umowy a także posiadać obiektywne uzasadnienie, biorąc pod uwagę właściwość danej usługi. Okres sprawdzenia usługi nie może przekraczać trzydziestu dni od momentu otrzymania zrealizowanego zlecenia.

Stała rekompensata

Ustawa dba także o interesy firm ubiegających się o odzyskanie należności, w przypadku permanentnej zwłoki z zapłatą przez klienta. Zakłada ona otrzymanie stałej rekompensaty w wysokości równowartości 40 euro, celem pokrycia wydatków poniesionych podczas prób odzyskania płatności.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *