Psychologiczne aspekty prowadzenia negocjacji

Negocjacje, niezależnie od tego, czego dotyczą, są zawsze pewnego rodzaju psychologiczną grą: z jednej strony, dążą do uzyskania jak najlepszych warunków (na przykład umowy biznesowej), z drugiej nastawione są zwykle jednak na porozumienie się i wypracowanie wspólnego stanowiska. Balansowanie między tymi rozbieżnymi celami jest często trudne i wymaga nie tylko olbrzymiego doświadczenia, ale zawsze, bezwzględnie, odpowiedniego przygotowania obu stron.

Zanim rozpoczną się negocjacje, trzeba określić dokładnie swoje oczekiwania

Chcąc przystąpić do negocjacji, należy zadać sobie kilka istotnych pytań. Zazwyczaj rozróżnia się pięć etapów przygotowania:

  • określenie tematu – określenie i spisanie listy problemów, które zamierzamy poruszyć i przedyskutować;
  • zdefiniowanie celu – sprecyzowanie, jaki cel chcemy osiągnąć: maksymalnie (czyli wynik idealny) oraz minimalny, na jaki jesteśmy w stanie się zgodzić;
  • analiza prawdopodobnych celów i możliwości drugiej strony – zastanowienie się, czy nasze cele będą zbieżne, czy raczej od siebie odległe, a także czy dla „przeciwnika” istotne są te same kwestie, co dla nas;
  • określenie obszaru negocjacji – porównanie celów naszych i drugiej strony, a następnie sprecyzowanie płaszczyzny, w jakiej porozumienie jest najbardziej prawdopodobne;
  • dobranie odpowiedniej strategii – przygotowanie taktyki własnej, ale też przeanalizowanie, jakiej zapewne użyją nasi rozmówcy.

Najważniejszą rzeczą w przygotowaniach jest jednak jak najlepsze poznanie przeciwnej strony rozmów. Im więcej informacji mamy, tym skuteczniej możemy opracować wszystkie wymienione wyżej etapy.

Proces prowadzenia negocjacji

Najwybitniejsi negocjatorzy twierdzą, że najważniejsze jest stworzenie dobrego klimatu, przyjemnego dla stron i opartego na wzajemnym szacunku. Jak to zrobić?

  • uważnie słuchać siebie nawzajem i brać pod uwagę swoje opinie;
  • w bardziej otwartych kulturach dobrze jest nawiązać mniej formalne stosunki;
  • zachowywać się w sposób poważny, nie stosować rozmaitych podstępów, nie wykorzystywać chwilowej słabości czy dezorientacji drugiej strony;
  • mimo chęci wynegocjowania jak najlepszych dla siebie warunków, trzeba rozumieć także sytuację i dążenia kontrahenta i traktować je jako coś naturalnego;
  • rozmawiając nie unikać kontaktu wzrokowego, patrzeć na rozmówców, nie „ukrywać się” za dokumentami czy prezentacjami;
  • korzystać z przygotowanych wcześniej materiałów, opisów minimalnych i optymalnych wyników negocjacji;
  • nie wygłaszać długich monologów – proces rokowań jest zawsze dialogiem i dyskusją, a więc polega na wymianie opinii i propozycji, nie zaś jedynie prezentowaniu własnych (wyjątkiem bywa tutaj Japonia);

Warto również przed przystąpieniem do ostatecznych rozmów przygotować wspólnie z ich drugą stroną analizę sytuacji:

  • Jakie główne problemy przeszkadzają w uzyskaniu porozumienia?
  • Czy istnieją jakieś alternatywne podejścia, eliminujące przynajmniej część konfliktów?
  • Jaki mamy plan na wypadek, gdyby nie udało się wypracować wspólnego rozwiązania?
  • Czy istnieje możliwość zawieszenia rokowań i wznowienia ich po konsultacji z osobami decyzyjnymi w sprawie, w której nastąpił impas?

Samo prowadzenie negocjacji może być względnie proste – ale i bardzo skomplikowane. Zawsze jednak dobrze jest pamiętać o kilku sprawach:

  • miejsce prowadzenia rozmów powinno być wybrane wspólnie, nie zaś narzucone partnerowi;
    negocjatorzy muszą mieć konieczne umocowania i kompetencje do podejmowania decyzji w imieniu swoich klientów – niedopuszczalne jest dzwonienie w trakcie pertraktacji „do szefa” z pytaniami w rodzaju „czy możemy się na to zgodzić?”;
  • duże znaczenie ma wybór zespołu, a czasami nawet kilku, jeśli rozmowy są szczególnie skomplikowane i wymagają różnej wiedzy na kolejnych etapach ustaleń;
  • uważać trzeba, aby przeważała strona merytoryczna, nie zaś emocje – tych najlepiej jest w ogóle nie pokazywać (wyjątek: Latynosi);
  • zaplanowanie i przygotowanie materiałów do każdego etapu rozmów znacznie ułatwia dojście do porozumienia.

Najczęściej negocjacje prowadzone są przy dużym, wspólnym stole – istotne jest wtedy takie rozsadzenie obecnych, żeby mogli się nawzajem dobrze widzieć. Kontakt wzrokowy jest ważną częścią nawiązywania relacji. W krajach, gdzie jest to przyjęte lub co najmniej nie jest uznawane za nietakt, można poprzedzić rozmowy wspólnym posiłkiem czy rozmową towarzyską.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *