Ustawa o ochronie danych osobowych – podstawy, które musi znać każdy tłumacz

Dane osobowe są chronione prawnie, ponieważ niepowołane ich użycie może prowadzić do wielu problemów. Tłumacz w swojej praktyce bardzo często ma z nimi do czynienia, koniecznie więc powinien znać przynajmniej podstawy przepisów regulujących sposób obchodzenia się z tymi istotnymi i osobistymi informacjami. W jego przypadku jest to nie tylko kwestia prawa, ale i zaufania klientów, którzy muszą być pewni, że poufne często informacje są odpowiednio zabezpieczone.

Czym według prawa są dane osobowe?

Większość kwestii prawnych reguluje Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych – znajdziemy w niej wymagania dotyczące ich przechowywania, przetwarzania oraz ochrony przed niepowołanym dostępem.

Podobnie jak w innych krajach, w Polsce nie ma ścisłej definicji prawnej – przyjmuje się jednak, że danymi osobowymi są wszelkie informacje o osobie fizycznej, które pozwalają na ustalenie jej tożsamości bez podejmowania w tym celu większego wysiłku.

Zaliczyć więc do nich można:

  • imię i nazwisko;
  • datę urodzenia;
  • adres;
  • numer identyfikacyjny PESEL;
  • w niektórych przypadkach także przykładowo adres e-mail – zwłaszcza firmowy, ale też prywatny zawierający na przykład imię i nazwisko właściciela.

Szczególnym przypadkiem są tu tak zwane „dane wrażliwe” – zalicza się do nich na przykład informacje o stanie zdrowia, pochodzeniu rasowym czy etnicznym, poglądach politycznych czy przekonaniach religijnych. Objęte są one dodatkową ochroną.

Kontrola nad przetwarzaniem danych osobowych

Organem naczelnym zajmującym się wszelkimi kwestiami związanymi z przetwarzaniem oraz ochroną danych osobowych jest Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Urzędnicy mają prawo między innymi do:

  • kontroli zgodności sposobu ich przetwarzania z przepisami prawa;
  • wydawania decyzji oraz rozpatrywania wniesionych skarg;
  • prowadzenia rejestru zbiorów danych.

Dobrze jest wiedzieć, że każdy, kto przetwarza dane osobowe, w tym i biuro tłumaczeń gromadzące na przykład nazwiska i adresy swoich klientów, ma obowiązek:

  • zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, a także zmianą, utratą bądź zniszczeniem albo uszkodzeniem;
  • prowadzenia dokumentacji określającej sposób ich przetwarzania;
  • sprawowania kontroli nad wykorzystywaniem zbiorów.

Od strony właściciela danych osobowych z kolei, GIODO jest tą instytucją, do której można się zgłosić, jeśli jakikolwiek podmiot wykorzystuje informacje na nasz temat w sposób niezgodny z ustawą. Inspektorat dokona wówczas kontroli i w razie potrzeby zażąda postępowania zgodnego z przepisami.

Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Pod tym pojęciem tak naprawdę kryją się wszelkie czynności, jakie wykonywane są na danych osobowych. Przykładowo, jest to ich:

  • zbieranie;
  • utrwalanie;
  • przechowywanie;
  • opracowywanie;
  • zmienianie;
  • udostępnianie;
  • usuwanie.

Co ważne: dotyczy to również wszelkich działania dokonywanych w systemach informatycznych, a więc również elektronicznej bazy danych klientów.

Zasady dotyczące gromadzenia, przechowywania i ochrony danych osobowych

Trzeba wiedzieć, że jeśli zamierzamy przetwarzać dane osobowe, zawsze musimy wykazać, iż mamy do tego prawo. Zgoda powinna być wyraźnie udzielona, na przykład poprzez użycie standardowej deklaracji:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych [komu?] [w jakim celu?].”

Zgodę można cofnąć w dowolnym momencie, bez podania jakiegokolwiek powodu. Wystarczy poinformować w odpowiedni (najlepiej pisemny) sposób podmiot, który dotychczas nimi dysponował, a któremu to prawo chcemy właśnie odebrać. Nie dotyczy to jedynie organów państwowych upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w określonym zakresie.

Obowiązek ochrony danych osobowych również spoczywa na podmiotach je przetwarzających. Zajmować się tym powinna wyznaczona specjalnie osoba – administrator zbioru. Zobowiązany jest on do zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia przechowywanych danych, w szczególności przed niepowołanym dostępem osób trzecich, wprowadzeniem zmian bądź zniszczeniem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *