Zawieranie kontraktów handlowych w Niemczech

Po wejściu Polski do Unii Europejskiej zwiększyła się również ilość obrotów handlowych prowadzonych z Republiką Federalną Niemiec. Są to zmiany zarówno ilościowe jak i jakościowe – Polska w coraz większym stopniu prowadzi z Niemcami wymianę handlową charakterystyczną dla krajów wysoko uprzemysłowionych, gdyż w ostatnich latach znacznie zwiększyła się wymiana handlowa towarów wysoko przetworzonych. Zmienił się również sposób traktowania i rozliczania transakcji zagranicznych, które obecnie określane są jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
Oprócz towarów wysoko przetworzonych zwiększył się również eksport polskich towarów  rolno-spożywczych, które obecnie stanowią około 10 proc. całości polskiego eksportu do Niemiec. Wzrostowi ilości obrotów sprzyja również wysoka opłacalność eksportu tego rodzaju produktów. W latach 2004-2009, w czasie bardzo dobrej koniunktury gospodarczej, dynamika eksportu szybko rosła, obecny kryzys gospodarczy jednak nie sprzyja już tak dynamicznemu wzrostowi. Mimo wszystko, sytuacja ta nie wykazuje cech załamania koniunktury, a jedynie ograniczenia tempa wzrostu.
Towary wysoko przetworzone takie jak metale nieszlachetne, pojazdy, tworzywa sztuczne i kauczuk to prawie połowa polskiego eksportu do Niemiec. Polska eksportuje około 5 tys. kategorii towarów, między innymi części i akcesoria do pojazdów samochodowych, meble, silniki spalinowe, pojazdy samochodowe, miedź rafinowaną, druty, aparaturę odbiorczą dla telewizji, konstrukcje do budowy mostów, statki i łodzie. W Polskim imporcie z Republiki Federalnej Niemiec przeważają: części i akcesoria do pojazdów samochodowych, pojazdy samochodowe, ropa naftowa, części do silników, leki, wyroby walcowane i artykuły z żeliwa lub ze stali, artykuły z tworzyw sztucznych, okucia, maszyny i urządzenia mechaniczne.
W Niemczech nie istnieją żadne prawnie unormowane wzory kontraktów handlowych, nie ma jednego wzoru na którym można by się oprzeć przy sporządzaniu tego rodzaju umowy. Treść takiego kontraktu i sposób jego zawierania zależy od wielu czynników. W przypadku zawierania dużych transakcji handlowych wskazane jest skorzystanie z usług doradcy pranego lub specjalistycznej kancelarii prawnej (w Polsce taką usługę może świadczyć adwokat lub radca prawny).
Niemieckie prawo handlowe
Podobnie jak w Polsce, także i w Niemczech istnieje prawo handlowe które zawarte jest w Kodeksie handlowym (HGB). Prawo to podlega ustaleniom międzynarodowym, tzn. jest prawem podrzędnym w stosunku do rozporządzeń Unii Europejskiej. Niemiecki kodeks handlowy składa się z pięciu części. Pierwsza z nich zajmuje się stanem kupieckim, zawiera przepisy definiujące pojęcie kupca, rejestru handlowego, określa też definicje przedstawiciela handlowego oraz maklera handlowego. Druga część kodeksu handlowego poświęcona jest towarzystwom handlowym, w szczególności dotyczy między innymi spółek jawnych. Trzecia część kodeksu handlowego zajmuje się księgami handlowymi i księgowością, czwarta dotyczy transakcji handlowych, a piąta między innymi handlu morskiego. Regulacje dotyczące spółek z ograniczoną odpowiedzialnością zawarte są w osobnej ustawie poświęconej tylko i wyłącznie tematowi tego rodzaju firm.
Kontrakt handlowy na rynku niemieckim
Kontrakt handlowy w praktyce najczęściej występuje w formie umowy kupna-sprzedaży. Może być on sporządzony w formie jednego dokumentu lub kilku osobnych dokumentów. Powinien zostać on przygotowany w co najmniej dwóch egzemplarzach, które podpisują obie strony zawierające umowę. Kontrakty jednodokumentowe zazwyczaj powstają w wyniku bezpośrednich negocjacji obu partnerów handlowych którzy bezpośrednio uzgadniają poszczególne elementy kontraktu oraz dokładnie określają warunki współpracy włącznie ze szczegółowymi ustaleniami dotyczącymi na przykład montażu urządzeń, szkoleń, serwisu etc. (zwłaszcza w przypadku dostaw sprzętu inwestycyjnego).
Kontrakt wielodokumentowy zazwyczaj składa się z oferty, zamówienia oraz potwierdzenia zamówienia. W czasie pomiędzy złożeniem, a przyjęciem oferty odbywają się negocjacje, które kończą się ostatecznym uzgodnieniem warunków współpracy, tj. złożeniem zamówienia i jego potwierdzeniem. Kontrakty wielodokumentowe zawierane są najczęściej w przypadku umów dotyczących towarów nieinwestycyjnych,  których sprowadzenie jest mniej skomplikowane oraz które dostarczane są sukcesywnie przez dłuższy okres czasu, oraz których warunki dostawy  i  parametry techniczne są podobne przy każdej dostawie. Negocjacje dotyczą najistotniejszych warunków kontraktu, pozostałe wymagania i adnotacje umieszcza się na rewersie umowy i wymagają one parafowania przez obie strony. Jeśli umowa posiada załączniki, wszystkie powinny zostać wymienione w kontrakcie i opisane tytułem oraz numerem porządkowym, natomiast w treści samych załączników powinno zostać zawarte zdanie, że dany dokument jest integralną częścią umowy (tytuł umowy, nazwę kontrahentów oraz datę i miejsce jej zawarcia).
W Niemczech istnieje możliwość zawierania kontraktów w formie ustnej, jednak w praktyce stosuje się zawsze kontrakty pisemne co zabezpiecza interesy obu stron. Ponadto częściej zawierane są umowy składające się z wielu dokumentów. W takim przypadku należy zwrócić uwagę na ich odpowiednie powiązanie.
Części składowe kontraktu
Zasadniczo kontrakty składają się z trzech części – klauzul podstawowych, klauzul uzupełniających i klauzul o charakterze formalno-porządkowym. Klauzule podstawowe określają przedmiot kontraktu i powinny zawierać one informacje o rodzaju towaru, jego pełną specyfikację techniczną wraz z opisem wszelkich elementów składowych danego produktu, powinny również określać kondycję towaru, opakowanie, cenę, terminy dostawy i warunki płatności oraz warunki odbioru towaru.
Klauzule uzupełniające dotyczą kar umownych, siły wyższej, zasad reklamacji towaru oraz sposobu i miejsca rozstrzygania sporów. Klauzule formalno-porzadkowe zawierają nazwy i adresy stron kontraktu, daty i miejsce sporządzenia kontraktu, numery ewidencyjne kontraktu itp.
Prawidłowo sporządzony kontrakt powinien, co do zasady, zawierać wszystkie wymienione wyżej informacje. Informacje te powinny być również zawarte w dokumencie potwierdzenia zamówienia w przypadku kontraktu wielodokumentowego, który w praktyce jest dokumentem stwierdzającym zawarcie kontraktu.
Termin dostawy
Określenie terminu dostawy jest jednym z najbardziej istotnych warunków kontraktu. Termin ten określa datę przekazania towaru kupującemu. W momencie przekazania towaru całościowa odpowiedzialność za niego przechodzi na kupującego i to on ponosi dalsze ryzyko i koszty związane z jego dalszą dostawą. Termin dostawy towaru powinien zostać precyzyjnie ustalony w umowie. Ponadto umowa powinna również zawierać określenie sposobu stosowania i naliczania kar, czy innych konsekwencji w przypadku gdy towar nie zostanie dostarczony w wyznaczonym terminie. W przypadku zawierania umów z partnerami handlowymi z Niemiec w kwestii tej należy być szczególnie ostrożnym –  w niemieckim środowisku biznesowym niedotrzymanie terminów traktowane jest bardzo negatywnie i może wiązać się z długotrwałą utratą zaufania do dostawcy, a w konsekwencji zakończyć się utratą przyszłych zamówień.
Termin dostawy towaru może być określony na kilka sposobów. Najczęściej stosuje się ściśle określoną datę dostawy, ustalony kwartał (oznacza to, że dostawa może nastąpić do ostatniego dnia kwartału), dekadę miesiąca, czy numer tygodnia kalendarzowego. Jeśli dostawa towaru następuje partiami, może być określony termin dostawy kolejnej partii po otrzymaniu płatności za poprzednią. Usprawiedliwieniem dla niedostarczenia danej partii materiału w wyznaczony terminie może być jedynie działanie siły wyższej (kwestie te również powinny zostać określone w umowie).
Warunki płatności
Kolejną bardzo ważną kwestią, która powinna być szczegółowo ustalona w umowie jest określenie sposobu i warunków płatności. Warunki płatności podobnie jak cena wyznaczona za dany towar są często decydującą kwestią dla zawarcia kontraktów i konkurencyjności oferty. Przy ustalaniu warunków płatności w przypadku każdego kontrahenta warto stosować podejście indywidualne oraz wziąć pod uwagę, że mimo dobrej renomy niemieckich firm, zawsze istnieje ryzyko niewypłacalności. Jest ono mniejsze w przypadku firm znanych i działających na rynku od lat, ale w czasach nie najlepszej koniunktury zdarzają się różne sytuacje, nie raz dotyczą one nawet bardzo dużych i znanych firm. Większym ryzykiem dotyczącym kłopotów z płatnościami czy przesunięcia ich w czasie obłożone są kontrakty handlowe dotyczące eksportu do małych i średnich firm.
W przypadku większych kontraktów warto skorzystać z firm zajmujących się wywiadem handlowym. Usługę sprawdzania kontrahentów oferuje również Korporacja Ubezpieczeń Kredytów Eksportowych (tylko dla transakcji przez siebie prowadzonych).
Z punktu widzenia przedsiębiorstwa eksportującego do najkorzystniejszych warunków zapłaty należą:

  • przedpłata przed dostawą towaru,
  • akredytywa dokumentowa, nieodwołalna, otwarta w banku polskim i tamże płatna,
  • akredytywa dokumentowa nieodwołalna otwarta w banku niemieckim i potwierdzona przez bank polski,
  • akredytywa dokumentowa, nieodwołalna otwarta w banku niemieckim bez potwierdzenia przez bank polski,
  • inkaso dokumentowe,
  • różne formy płatności kredytowych (po dostawie towaru) z odpowiednimi gwarancjami,
  • różne formy płatności kredytowych (po dostawie towaru) bez zabezpieczeń gwarancyjnych,

W przypadku transakcji dotyczących importu z Niemiec do Polski, kolejność korzystnych dla polskiej formy warunków płatności będzie odwrotna. Powszechnie przyjmowanym terminem płatności za towary w Niemczech jest 30 dni od dnia dostawy. Najczęściej stosowane formy płatności to przekaz bankowy, czek bankowy i weksel.  Warto jednak zauważyć, że czek i weksel w Niemczech uznawany jest za wyraz gotowości do zapłaty ale sam w sobie nie jest zapłatą.
W umowie dotyczącej kupna-sprzedaży mogą również znaleźć się zapisy dotyczące własności towaru w przypadku niezapłacenia za niego lub w przypadku bankructwa przedsiębiorstwa które nabyło towar nie płacąc za niego. Stosuje się tzw. zastrzeżenie prawa własności oraz przedłużone prawo własności.
Klauzule uzupełniające kontraktu
Do klauzul uzupełniających w kontraktach handlowych należy między innymi działanie siły wyższej. Określenie to dotyczy przypadków przed którymi nie można się zabezpieczyć, a które mogę utrudnić lub całkowicie uniemożliwić wywiązanie się z postanowień umowy. Klauzula taka przewiduje zwolnienie od odpowiedzialności za niewykonanie zobowiązania np. w takich przypadkach jak powódź, strajk, wojna, rewolucja, zamieszki etc. Zaistnienie tego rodzaju wydarzeń, które uniemożliwiły dostawę towaru powinno być potwierdzone przez właściwą instytucję – w przypadku polskiego eksportera będzie to Krajowa Izba Gospodarcza. W ramach klauzul uzupełniających określa się również kary umowne za niewykonanie zobowiązania oraz warunki reklamacji towaru.

4 comments

  1. Allina46

    Przydatne informacje. Mimo może podobieństwa w niektórych rzeczach do naszego działania na polskim rynku, warto wiedzieć jak to wszystko tam rzeczywiście w praktyce wygląda. Wytłumaczone krok po kroku jasno co i jak – tak lubię.

  2. margolettka

    „Działanie siły wyższej” – stwierdzenie w swoim brzmieniu dosyć zabawne w kontekście poważnej umowy, jednak jak bardzo może nam pomóc. Ciekawe, czy ten punkt ma też zastosowanie, jeśli nie został ujęty na piśmie w klauzuli do umowy? Bo przecież różne rzeczy się zdarzają, nie jesteśmy w stanie wszystkiego przewidzieć.

  3. AndrzejS

    Myślę, że informacje tutaj zawarte przydadzą się nie tylko jeśli chodzi o zawieranie kontaktów w Niemczech, ale nawet jeśli chodzi o zawieranie ich w ogóle, tym bardziej na szczeblu międzynarodowym.

  4. Bożena55

    To wynika z tego, że pewne prawdy i wynikające z doświadczenia wnioski są po prostu uniwersalne. Aby brać się za biznes trzeba je znać.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *