O klauzuli apostille

Z pewnością niejeden tłumacz w swojej karierze zawodowej zetknął się z klauzulą apostille przy tłumaczeniu dokumentów urzędowych (np. aktów notarialnych, dokumentów administracyjnych czy odpisów aktów stanu cywilnego). Czym jest ta klauzula i w jakich sytuacjach jest ona wymagana? Najprościej można ująć, że apostille jest klauzulą poświadczającą dokument wystawiony, pochodzący z innego państwa (które podpisało i przyjęło konwencję haską z 05.10.1961r. – o której mowa poniżej), która umożliwia posłużenia się tym dokumentem w innym państwie, które jest stroną konwencji haskiej.

Czym jest klauzula apostille?

Z pewnością niejednokrotnie jako tłumacz zetknąłeś się z takim dokumentem opatrzonym klauzulą apostille, chociażby przy tłumaczeniu pełnomocnictw sporządzonych np. w Wielkiej Brytanii czy Australii, które upoważniały pełnomocnika do sprzedaży nieruchomości położonej w Polsce w imieniu zamieszkałego za granicą jej właściciela. Taki dokument, aby można było posłużyć się nim przed polskim notariuszem, musi być przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego wraz klauzulą apostille. Co ważne, sam tekst klauzuli również musi być przetłumaczony, bowiem najczęściej sporządzany jest w języku państwa, z którego pochodzi. Jednak nie wszystkie dokumenty mogą być poświadczone apostille. Konwencja, zgodnie z jej art. 1 nie ma zastosowania do:

a) dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych;

b) dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.

Czytaj również:

• Jak tłumaczy się filmy?
• Najlepsze kanały na Youtube do nauki języka angielskiego
• Czy łatwo założyć stowarzyszenie tłumaczy?

Jakie przepisy regulują tryb nadawania apostille?

Zasady nadawania apostille i wymagania, którym musi sprostać dokument, są określone w konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze 05.10.1961r. (tzw. konwencja haska, weszła z życie 21.08.1964r., w Polsce obowiązuje od 14.08.2005r.) i od chwili ratyfikowania jej (przyjęcia do ustawodawstwa danego państwa) obowiązuje ona pomiędzy państwami, które ją podpisały i ratyfikowały. Do tego czasu obowiązywały (i w niektórych państwach nadal obowiązują) przepisy dotyczące zasad legalizacji dokumentów zagranicznych, których procedura była bardzo czasochłonna i pracochłonna. Obecnie wspomnianą konwencję przyjęło ponad 115 państw z całego świata. Są wśród nich nie tylko kraje znane każdemu jak np. Albania, Hiszpania czy Holandia, ale również i tak egzotyczne jak Suaziland, Mauritius czy Grenada. Chiny ogłosiły przystąpienie do konwencji z dniem 7 listopada 2023 r., co z pewnością uprości procedurę legalizacji dokumentów, jednak dokumenty wystawione przed tą datą będą wymagały pełnej legalizacji nawet, jeśli zostaną przedłożone konsulowi RP po 7 listopada 2023 r. Są również państwa, takie jak Kanada, które nie ratyfikowały konwencji haskiej i w tym przypadku również obowiązuje procedura legalizacji dokumentów. Nie dokonuje tego ani sąd ani tłumacz, lecz urzędnik konsularny państwa z którego dany dokument pochodzi.

Na terenie każdego państwa, które przyjęło i ratyfikowało konwencję haską znajduje się urząd, który zajmuje się nadawaniem klauzul apostille. W większości krajów zajmuje się tym Ministerstwo Spraw Zagranicznych, tak też jest w Polsce gdzie w Ministerstwie Spraw Zagranicznych jest wyodrębniona specjalna komórka zajmująca się nadawaniem klauzul apostille (oraz legalizacją dokumentów), jest to Dział Legalizacji (http://www.msz.gov.pl/pl/informacje_konsularne/apostille/). W Stanach Zjednoczonych klauzule apostille wydają sekretarze stanu. Lista urzędów zajmujących się nadawaniem klauzul apostille za granicą znajdziesz na stronie https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/?cid=41.

Urzędowy dokument opatrzony klauzulą apostille może być użyty w innym państwie, będącym stroną konwencji haskiej bez dodatkowych wymagań legalizacyjnych. W Polsce procedura nadawania klauzul apostille jest szczegółowo opisana na podanej wyżej stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Za wydanie klauzuli apostille trzeba uiścić opłatę skarbową w kwocie 60 zł, którą należy wpłacić na rachunek bankowy Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Opłata ta dotyczy jednego dokutemu, zatem w przypadku większej ilości dokumentów należy uiścić jej wielokrotność. Dowód uiszczenia tej opłaty musimy złożyć wraz z dokumentami i wypełnionym wnioskiem o poświadczenie klauzulą apostille dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą (formularz wniosku jest dostępny w Dziale Legalizacji MSZ). Pamiętaj, że niektóre dokumenty jak np. akty notarialne muszą być przed ich złożeniem uwierzytelnione. Nie muszą być przetłumaczone na język państwa w którym mamy użyć dokumentu. Ważne jest aby pamiętać, że akty notarialne są uwierzytelniane przez właściwy dla siedziby kancelarii notarialnej, dokumenty wydawane przez uczelnie wyższe takie jak np. dyplomy ukończenia wyższych studiów i ich duplikaty, świadectwa ukończenia studiów podyplomowych i ich duplikaty, uwierzytelnia Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, świadectwa szkolne uwierzytelnia kuratorium oświaty właściwe terytorialnie, „nową maturę” uwierzytelnia Ministerstwo Edukacji Narodowej, dokumenty handlowe uwierzytelnia Krajowa Izba Gospodarcza lub regionalne izby gospodarcze.

Sprawę możesz załatwić osobiście lub przez osobę trzecią (nie jest wymagane upoważnienie), można również wniosek z dokumentami i dowodem uiszczenia opłaty skarbowej przesłać pocztą. Pamiętaj jednak, że jeśli zdecydujesz się załatwić sprawę korespondencyjni, może to trwać nawet około 3 tygodni. Jeśli natomiast załatwiasz to osobiście, klauzula nadawana jest zwykle w tym samym dniu (adres: w Dział Legalizacji MSZ, Al. Szucha 21, 00-580 Warszawa, wejście od strony ulicy Litewskiej.)

Jak wygląda klauzula apostille?

Wzór klauzuli apostille został określony w konwencji haskiej i stanowi on załącznik do niej – klauzula powinna być sporządzona w formie kwadratu o bokach o długości co najmniej 9 x 9 cm:

APOSTILLE

(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)

1. Państwo………………………………………………………………..

Niniejszy dokument urzędowy

2. podpisany został przez ……………………………………………

3. działającego w charakterze ……………………………………..

4. zaopatrzony jest w pieczęć/stempel ………………………..

Poświadczony

5. w ……………………….. 6. dnia ……………………………………

7. przez …………………………………………………………………….

8. nr ………………………………………………………………………..

9. Pieczęć/stempel: …………..….. 10. Podpis …………………..

Niewątpliwie jako tłumacz przysięgły niejednokrotnie w swojej pracy zetknąłeś się z dokumentem zaopatrzonym przedstawioną wyżej klauzulą. Oczywiście, tekst klauzuli jest w języku państwa z którego pochodzi, ale nazwa „apostille” i podstawa jej wprowadzenia zawsze są w języku francuskim.

Co objęte jest poświadczeniem apostille?

Zgodnie z art. 5 konwencji haskiej apostille poświadcza „autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz, w razie potrzeby, tożsamość pieczęci lub stempla, którym dokument jest opatrzony. Podpis, pieczęć lub stempel na apostille zwolnione są z wszelkiego poświadczania.” Zatem klauzula ta nie poświadcza treści dokumentu, a jedynie wybrane jego elementy, takie jak podpis osoby, która go na dokumencie złożyła, kim jest ta osoba oraz pieczęć. Dla przykładu – gdy trafia do tłumacza akt notarialny (np. pełnomocnictwo) opatrzony apostille, to klauzula potwierdza podpis osoby (notariusza), kim jest ta osoba oraz również pieczęć notariusza.

Czy są prowadzone rejestry klauzul apostille?

Polska prowadzi rejestr wydawanych klauzul apostille wyłącznie w formie elektronicznej. Jest to wymagane przez wskazaną konwencję, zgodnie z którą: „każdy organ wyznaczony zgodnie z artykułem 6 prowadzić będzie rejestr lub kartotekę, w której odnotuje wydane apostille, wyszczególniając: a) numer i datę wydania apostille, b) nazwisko osoby, która podpisała dokument urzędowy, oraz charakter, w jakim ona działała, lub w przypadku dokumentów niepodpisanych – nazwę organu, który opatrzył dokument pieczęcią lub stemplem.” Oraz: „na wniosek każdej zainteresowanej osoby organ, który wydał apostille, sprawdzi, czy dane zawarte w apostille odpowiadają danym w rejestrze lub kartotece.”(artykuł 7 konwencji). Rejestr klauzul apostille w Polsce nie został dotąd poddany cyfryzacji jak jest to w innych krajach europejskich. Procedura wydawania w Polsce klauzul jest bardzo scentralizowana w porównaniu do innych krajów, w których procedura ta jest zdecydowanie prostsza i wygodniejsza niż w Polsce. Dla przykładu w Hiszpanii, apostille mogą być wydane zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej i podlegają one rejestracji w Elektronicznym Rejestrze Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości. W Estonii natomiast klauzule te wystawiane są przez notariuszy wyłącznie w formacie papierowym, a rejestr wystawionych przez notariuszy klauzul apostille prowadzony jest przez Izbę Notariuszy. W Polsce była składana propozycja aby to notariusze – wzorem niektórych państw jak wskazana wyżej Estonia – nadawali klauzule apostille. Byłoby to niewątpliwie duże udogodnienie dla nas wszystkich. W chwil obecnej projekt ten został odłożony.

Według Raportu Komisji Centrum Naukowego Fundacji na Rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego do Spraw Nadawania przez Notariuszy Klauzul Apostille z dnia 31.03.2014r. w okresie od 14.08.2005 roku (data wejścia w życie w Polsce Konwencji haskiej) Ministerstwo Spraw Zagranicznych wydało 243.083 klauzule apostille dla aktów notarialnych, przy czym:

w roku 2005 wydano 9.709 klauzul apostille,

w roku 2006 wydano 24.493 klauzul apostille,

w roku 2007 wydano 25.495 klauzul apostille,

w roku 2008 wydano 24.044 klauzul apostille,

w roku 2009 wydano 25.012 klauzul apostille,

w roku 2010 wydano 27.286 klauzul apostille,

w roku 2011 wydano 31.045 klauzul apostille,

w roku 2012 wydano 34.341 klauzul apostille,

w roku 2013 – 37.843 klauzul apostille,

Czy wszystkie dokumenty muszą być opatrzone apostille?

Nie, nie wszystkim dokumentom musi być nadana apostille. Warto zwrócić uwagę na przepisy kodeksu postępowania cywilnego, a to jego art. 1138, zgodnie z którym: „zagraniczne dokumenty urzędowe mają moc dowodową na równi z polskimi dokumentami urzędowymi”. Jedyne wyjątki przewiduje zdanie drugie tego artykułu, który mówi, że: „dokument dotyczący przeniesienia własności nieruchomości położonej w Rzeczypospolitej Polskiej powinien być uwierzytelniony przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny. To samo dotyczy dokumentu, którego autentyczności strona zaprzeczyła”. W praktyce sądowej najczęściej jednak sądy wymagają nie tylko przetłumaczenia dokumentów zagranicznych składanych do sprawy, ale również żądają ich legalizacji czy zaopatrzenia w klauzulę apostille.

Sama konwencja haska przewiduje sytuacje gdzie jest możliwe uproszczenie lub nawet odstąpienie od konieczności nadawania apostille w przypadku gdy „(…)ustawy, inne przepisy prawne lub praktyka obowiązująca w Państwie, w którym dokument jest przedłożony, lub umowa między dwoma lub większą liczbą Umawiających się Państw, zniosły lub uprościły legalizację lub zwolniły taki dokument z legalizacji.” Oznacza to, że w przypadku gdy państwo – źródło dokumentu i państwo – w którym dokument ten ma być przedłożony wiąże umowa lub traktat znoszący obowiązek legalizacji dokumentów lub nadawania mu klauzuli apostille, bądź uproszczenie procedury ich nadawania, można nim posłużyć się bez konieczności przeprowadzenia wszystkich formalności urzędowych. To bardzo upraszcza i przyspiesza obrót takimi dokumentami. Polska ma wiele dwustronnych i wielostronnych umów, które zwalniają z legalizacji. Dla przykładu w Europie: z Austrią, Białorusią, Bułgarią, Cyprem, Czechami, Grecją, Litwą, Łotwą, Estonią, Rosją, Słowacją, Słowenią czy Węgrami, poza Europą z Egiptem, Kubą, Libią czy Tunezją.

Ponadto, z racji naszego członkowstwa w Unii Europejskiej wiążą nas akty prawne wydane przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej, jak chociażby rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/1191 z 06.07.2016r. w sprawie swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (Dz.Urz.UE.L Nr 200, str. 1). Rozporządzenie to jeszcze bardzie upraszcza formalności administracyjne dotyczące obiegu dokumentów urzędowych i ich kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem, jeśli takie dokumenty i ich kopie poświadczone za zgodność z oryginałem zostały wydane przez organ jednego państwa członkowskiego w celu przedłożenia w innym państwie członkowskim. Nie uchyla ono czy nie wyłącza stosowania konwencji haskiej o apostille. Jeśli dana osoba (obywatel Unii Europejskiej) chce skorzystać z procedury opatrzenia dokumentu urzędowego apostille , może to zrobić jeśli chce. Jeśli jednak woli skorzystać z uproszczonej procedury podanej w powyższych rozporządzeniu, też może to zrobić. Wybór należy do nas. Trzeba jednak pamiętać, że urząd nie może wymusić na Tobie opatrzenia wymienionego w tym rozporządzeniu dokumentu klauzulą apostille i tłumaczeniem.

Jakie dokumenty są zwolnione z obowiązku nadawania im apostille?

Określają to art. 6, 8 i 9 rozporządzenia, zgodnie z którymi: „Niniejsze rozporządzenie powinno obejmować dokumenty urzędowe, które zostały wydane przez organy państwa członkowskiego zgodnie z jego prawem krajowym i których głównym celem jest stwierdzenie jednego z następujących faktów: urodzenie, pozostawanie osoby przy życiu, zgon, imię i nazwisko, małżeństwo (w tym zdolność do zawarcia małżeństwa oraz stan cywilny), rozwód, separacja prawna lub unieważnienie małżeństwa, zarejestrowany związek partnerski (w tym zdolność do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i status związany z zarejestrowanym związkiem partnerskim), rozwiązanie związku partnerskiego, separacja prawna lub unieważnienie zarejestrowanego związku partnerskiego, pochodzenie dziecka, przysposobienie, miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu lub obywatelstwo. Niniejsze rozporządzenie powinno również obejmować dokumenty urzędowe wydawane danej osobie przez państwo członkowskie, którego jest obywatelem, w celu poświadczenia, że osoba ta nie została wpisana do rejestru karnego. Rozporządzenie obejmuje również poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów urzędowych wydanych przez właściwy organ państwa członkowskiego, w którym wydano oryginalny dokument urzędowy (art. 8), dotyczy ono również elektronicznych wersji dokumentów urzędowych i wielojęzycznych standardowych formularzy odpowiednich do wymiany elektronicznej. (art. 9). Rozporządzeniem nie są objęte np. kopie kopii dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem, paszportów ani do dokumentów tożsamości wydawanych w państwie członkowskim.

Dokumenty objęte rozporządzeniem są zwolnione z obowiązku ich legalizacji a nawet z obowiązku przedstawiania w każdym przypadku kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem i tłumaczeń dokumentów urzędowych.(art. 20).

Kiedy nie jest wymagane tłumaczenie dokumentów takich jak np. akty stanu cywilnego? Określa to art. 6 pkt 1 rozdziału III powołanego rozporządzenia, zgodnie z którym: „ tłumaczenie nie jest wymagane w przypadku, gdy:

a) dokument urzędowy jest sporządzony w języku urzędowym państwa członkowskiego, w którym dokument jest przedkładany, lub, jeżeli w tym państwie członkowskim obowiązuje kilka języków urzędowych, w języku urzędowym lub jednym z języków urzędowych miejsca, w którym dokument jest przedkładany, lub w innym języku, który dane państwo członkowskie wyraźnie zaakceptowało; lub

b) do dokumentu urzędowego dotyczącego urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, małżeństwa (w tym zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), zarejestrowanego związku partnerskiego (w tym zdolności do zawarcia zarejestrowanego związku partnerskiego i statusu związanego z zarejestrowanym związkiem partnerskim), miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu oraz braku wpisu do rejestru karnego, został dołączony, zgodnie z warunkami określonymi w niniejszym rozporządzeniu, wielojęzyczny standardowy formularz, pod warunkiem że organ, któremu przedkłada się dokument urzędowy, uznaje, że informacje zamieszczone w wielojęzycznym standardowym formularzu są wystarczające do tego, by nadać bieg sprawie w oparciu o dany dokument urzędowy.

Opisana procedura nie oznacza, że nie wolno dołączać tłumaczeń do dokumentów: „uwierzytelnione tłumaczenie sporządzone przez osobę posiadającą kwalifikacje do jego sporządzenia zgodnie z prawem jednego z państw członkowskich jest przyjmowane we wszystkich państwach członkowskich” (pkt 2 tego artykułu).

Zatem akty stanu cywilnego, dokumenty dotyczące miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu oraz braku wpisu do rejestru karnego nie podlegają tłumaczeniu pod warunkiem dołączenia do niego wypełnionego (ustanowionego w każdym z języków urzędowych instytucji Unii) wielojęzycznego standardowego formularza do dokumentów urzędowych. Jeśli przedłożymy w urzędzie np. akt urodzenia wraz z wypełnionym wielojęzycznym formularzem, żaden urzędnik nie może wymagać od nas tłumaczenia tego dokumentu.

Abyśmy zatem mogli posłużyć się zagranicznym dokumentem urzędowym (aktem notarialnym, wyrokiem) musimy go opatrzyć klauzulą apostille (jeśli pochodzi on z państwa które przyjęło konwencję haską) lub dokonać jego legalizacji (jeśli np. dokument pochodzi z Kanady) i przetłumaczyć go przez tłumacza przysięgłego. Niektóre jednak dokumenty jak np. akt urodzenia nie muszą być tłumaczone ani w żaden inny sposób zalegalizowane jeśli dołączymy do niego wypełniony wielojęzyczny formularz. Zawsze warto sprawdzić (najlepiej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych), zanim rozpoczniemy uruchamianie procedury administracyjnej związanej z legalizacją dokumentu, czy rzeczywiście musimy to robić, może się bowiem okazać, że normy międzynarodowe lub umowy zwalniają z tego obowiązku. Wtedy zaoszczędzimy czas, nerwy i pieniądze.