Jakie umowy w biurze tłumaczeń?

Tłumaczenia to specyficzny rodzaj działania. Klient zwykle spotyka się z usługami, których wycena jest bardzo prosta. Przykładowo – osoba, która czyści akwaria, pobiera opłatę zależną od tego, jak duży jest zbiornik.

Zegarmistrz pobiera stałą stawkę za wymianę baterii lub czyszczenie mechanizmu. Niektóre usługi wymagają podpisywania umowy, która wiąże klienta i zobowiązuje dostawcę usług do jej wykonania.

W branży tłumaczeniowej jest nieco inaczej – klient nie wie, jak dużo tłumaczeń będzie potrzebował każdego miesiąca, dlatego podpisanie stałego kontraktu nie ma sensu.

Gdy tłumacz współpracuje z biurem tłumaczeń, zwykle podpisuje z nim umowę, w której opisane są jego obowiązki i warunki wynagrodzenia. Niektóre biura tłumaczeń (te z mniejszym doświadczeniem) mają dziwne podejście do nawiązywania współpracy – nie lubią podpisywania umów. Jeśli będziesz miał problemy z otrzymaniem wynagrodzenia, brak umowy będzie dla Ciebie poważnym problemem.

Współpraca z biurem tłumaczeń: Umowa = profesjonalizm?

Gdy podpiszesz z klientem umowę, obydwie strony mają pewność, że zlecenie zostanie wykonane (i opłacone) w określony sposób. Wyobraź sobie, że chcesz zamówić tłumaczenie, ale musisz mieć pewność, że zostanie zrealizowane w terminie. Jeśli nie będziesz dysponował umowę, wówczas podejmujesz duże ryzyko. Jako tłumacz możesz stworzyć umowę, która będzie chroniła także Twojego klienta. Im więcej gwarancji, tym chętniej Twoi klienci będą zamawiali u Ciebie tłumaczenia.

Podpisywanie umów z klientami może mieć pozytywny wpływ na postrzeganie Twojej firmy przez klientów, ale nieco spowalnia wszystkie działania. Umowę musisz wysłać klientowi, który najpierw ją drukuje, potem podpisuje i skanuje. Dla klienta indywidualnego, który nie ma w domu skanera, stanowi to poważną przeszkodę. Pomyśl, jak możesz uprościć procedurę podpisywania umowy. Coraz popularniejszy stał się podpis elektroniczny, dokonywany przez internet.

Podpisywanie umowy z klientem sprawia, że odbiera Cię on jako bardziej profesjonalnego tłumacza. Biuro tłumaczeń często pobiera opłatę za przekład z góry i wtedy brak umowy, jest bardzo niepokojący dla klienta. Jeśli jeszcze nie wystawiasz umów, porozmawiaj z prawnikiem i zmień to. Ustalenia ustne są dobre tak długo, jak współpraca dobrze się układa. Jeśli pojawiają się problemy, „papier” jest niezbędny.

Niektórzy przedsiębiorcy popełniają błąd, który polega na stworzeniu umowy chroniącej tylko ich samych. Naszym zdaniem to zły wybór, a jeśli w umowie znajdą się zapisy o karach umownych, klient może jej nie podpisać.

Czytaj również:

• Najczęściej używane języki w Afryce
• Trudny orzech do zgryzienia dla tłumaczy
• Zawód tłumacza zniknie tak samo jak kiedyś wyginęły dinozaury
• Czy ten tłumacz jest odpowiedni?

Współpraca z biurem tłumaczeń

Najlepiej, jeśli umowa jest opracowana w porozumieniu z klientem i zawiera takie elementy, jak:

-termin stworzenia umowy i oddania tłumaczenia,
-szczegóły zlecenia,
-dane jednej i drugiej strony,
-szczegóły płatności.

Umowa powinna być napisana w prosty sposób, bez używania prawniczego języka, jeśli można go uniknąć. Jeśli umowa będzie bardzo skomplikowana i klient jej nie zrozumie, nie zgodzi się na jej podpisanie. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie jednego wzoru umowy i dostosowywanie go, przez wypełnienie odpowiednich pól.

Można zapisać sobie te kwestie, o które klient pytał podczas zamawiania tłumaczenia (na przykład, czy otrzyma glosariusze) i następnie napisać to w umowie. Klient będzie miał wtedy pewność, że współpraca odbędzie się zgodnie z jego życzeniem.

Umowa na tłumaczenie powinna być krótka – kilka kartek napisanych drobnym drukiem może zniechęcić klienta.

Podsumowanie

W Polsce sporym problemem jest nierzetelność klientów i wykonawców. Jeśli jesteś freelancerem, każda niezapłacona faktura lub rachunek mają dla Ciebie poważne konsekwencje finansowe, dlatego powinieneś się zabezpieczyć przed takimi sytuacjami. Umowa to jeden z najlepszych sposobów, bo dzięki niemu możesz dochodzić swoich praw w sądzie.

To także sposób na to, by zrobić dobre wrażenie na kliencie – podpisanie umowy to zabezpieczenie dla jednej i drugiej strony. Zanim zaczniesz podpisywać umowy z klientami zastanów się, czy nie będzie to wąskim gardłem w Twojej firmie. Klienci często szukają bardzo szybkiej reakcji i gdy pojawia się konieczność drukowania i podpisywania dokumentów, rezygnują ze współpracy. Rozwiązaniem może być na przykład umowa „ramówka”, którą podpisuje się jednorazowo i zawiera ona główne postanowienia. Kwestie dotyczące terminów wykonania zleceń i płatności można zawrzeć na osobnej umowie.

Umowę najlepiej jest skonsultować z prawnikiem, dzięki czemu będziesz miał pewność, że nie godzi ona w prawa konsumenta. Wizyta nie będzie kosztowała zbyt dużo, a dzięki niej będziesz mógł skonsultować treść umowy.

Warto wymienić w niej istotne kwestie, także chroniące klientów.