Jak poradzić sobie z dużą ilością pracy?

„Jestem tłumaczem nie narzekającym na brak zleceń. Aby sprostać wszystkim zadaniom bardzo dużo pracuję. Niestety, z dnia na dzień mam coraz więcej zaległości. Zaczynam odnosić wrażenie, że ile bym nie pracował i tak nie zrobię wszystkiego. Czuję się sfrustrowany, zdemobilizowany i zdekoncentrowany”

Konia z rzędem temu, kto znajdzie receptę na poradzenie sobie z dużą ilością pracy. Czas jest towarem deficytowym.

Bardzo trudno jest zmobilizować się do systematycznej pracy, ale tylko dzięki takiej strategii jesteśmy w stanie przetłumaczyć niemal każdy, wymagający czasu tekst. Tworząc plan działania, precyzyjnie określ ile tekstu dziennie musisz przetłumaczyć, ustal sobie minimum i maksimum działania. Podchodź sumiennie do planu.

Stworzenie efektywnego planu działania polega także na wewnętrznej samodyscyplinie, która w przypadku terminowego wykonywania zleceń jest kluczem do sukcesu. Motywuj się do działania! Kontroluj postępy, wymagaj od siebie rzeczy możliwych.

Z porad zapracowanego tłumacza

  • Drobne, trudne i niemiłe sprawy

Drobne sprawy, czyli takie, których realizacja zajmuje od 5-15 minut, załatwiaj od razu.
W ten zakres może wchodzić np. przełożenie spotkania, odpisanie na emaila, wycena tłumaczenia, wykonanie telefonu, podpisanie dokumentów.

Staraj się doprowadzać sprawy, którymi się zajmujesz do końca, nie odkładaj na później raz rozpoczętego problemu. Powtórna analiza sprawy to strata czasu – wykonujesz dwa razy tę samą czynność.

Przez natłok drobnych spraw, które masz do załatwienia, skutecznie się dekoncentrujesz. Zrób listę zadań, wypisz pilne i te, które mogą poczekać wraz z terminem realizacji. Zaprzątanie głowy wyrzutami sumienia – dekoncentruje. Wykonuj rzeczy trudne i niemiłe
w pierwszej kolejności. Jeżeli te zadania wykonamy jako pierwsze, bardziej skoncentrujemy się na bieżących sprawach.

  • Zaplanuj pracę w biurze – czas na segregację dokumentów

Uporządkowane dokumenty dają nam poczucie kontroli nad sytuacją, co zmniejsza poziom stresu, jednocześnie zwiększając koncentrację na zadaniach bieżących. Czas uporządkować swoje biurko. Podziel dokumenty na dwie grupy – aktywne i pasywne.
W sekcji „dokumentów aktywnych” stwórz segregator do spraw wchodzących, czekających (do rozwiązania w ciągu 24-48 godzin), wychodzących. Postaraj się, aby ostatni segregator na koniec każdego dnia był pusty. Warto stworzyć w swoim komputerze spójne archiwum elektroniczne .

  • Koncentracja gwarancją efektywności

Warto koncentrować się na zadaniu, które jeszcze nie posiada statusu „wychodzące”. Presja szybkiego wykonania tłumaczenia może negatywnie wpływać na końcowe efekty. Zasada Pareto mówi „koncentruj się w 20% na zadaniach, które przynoszą 80% efektów”. Jeżeli wykonasz 10 zadań, to tylko 2 z nich będą dla Ciebie ważne.

Błędy w zarządzaniu czasem

  • WIELOZADANIOWOŚĆ – „Mam podzielność uwagi. Mogę robić kilka rzeczy jednocześnie”. Tylko czy w przypadku tłumaczeń nie jest to droga do dekoncentracji? Mitem jest umiejętność skupienia się na wielu zadaniach jednocześnie. Słynna „podzielność uwagi” jest umiejętnością „skakania” z tematu na temat.

  • USTALAJ PROIRYTETY – stwórz listę zadań na dany dzień, tydzień, miesiąc. Uporządkuj je według ważności, nadając odpowiednie sygnatury w postaci liter lub cyfr, np. 1- zadanie najwyższej rangi; 6- zadanie mniejszej wagi. Zyskujemy poczucie kontroli nad pracą.

  • MYŚL Z OŁÓWKIEM W RĘKU – pamięć zawodzi, zakup kalendarz
    z możliwością wpisywania list zadań.

  • PAMIĘTAJ – „Później to jedyny dzień, który nigdy nie nadchodzi” – nie odkładaj zadań na jutro.

Robert Kiyosaki w „Przepowiedni Bogatego Ojca” napisał: „Bogaty stajesz się
w czasie wolnym”. Wszystko to, co robimy w wolnym czasie np. dodatkowa nauka języka, procentuje w przyszłości, to samo odnosi się do zadań zawodowych.

Krzywa stresu – czas na refleksję

W jednym z poradników dotyczących efektywnego planowania czasu, zamieszczono tzw. „krzywą stresu”. Przypominała typową „górkę” rysowaną przez przedszkolaka. Jak ten rysunek ma się do naszej wydajności?

Do pewnego momentu, nakład pracy i stres związany z wykonaniem danego zadania jest wprost proporcjonalny do efektów. Wykładam dużo energii i pracy w powierzony tekst, jednocześnie osiągam zadowalające mnie i klienta efekty. Pracuję dalej. Osiągam maksimum (ekstremum) swoich możliwości. Jestem na wyżynach. Biorę więcej zleceń. I tu czeka pułapka – „zjeżdżanie z górki”. Dalsze zwiększanie nakładów i stresu będzie odwrotnie proporcjonalne do efektów. Im więcej pracy, tym gorszy efekt. Jeżeli bez przerwy pracujesz umysłowo po pewnym czasie przestajesz być wydajny. Osoby pracujące pod wpływem dużego stresu, po przekroczeniu punktu krytycznego, osiągają marne efekty.

Mimo, iż na rynku stopa bezrobocia szaleje, duża ilość pracy staje się chorobą cywilizacyjną i nie chodzi tutaj wyłącznie o branżę tłumaczeniową, ale także o każdą inną – edukacja, finanse, prawo, handel, usługi. Wymagania rynku zmuszają nas do podejmowania się pracy ponad nasze możliwości. Wielozadaniowość jest na topie. Niestety, ilość i jakość to rodzeństwo od zarania dziejów pozostające w konflikcie. Dobry tłumacz nie narzeka na niedobór zajęć. Liczba tłumaczonych tekstów i kolejnych propozycji współpracy wzrasta wraz z ilością zadowolonych klientów. Możliwości samokontroli są duże, co niekoniecznie musi wyjść translatorowi na dobre. Kontrola organu wyższego rzędu np. szefa bardziej mobilizuje niż samodzielny nadzór nad zadaniem. Szef nie odpuści, sami sobie – jakże często. Dlatego przed tłumaczem ważne wyzwanie – praca nad sobą.

REALNE TERMINY

Wystrzegaj się zleceń „na teraz”, „na już”. Po pierwsze, ze względu na elastyczność pojęcia „czasu tłumaczenia”. Po drugie, presja czasu obniża koncentrację, efektem czego jest tekst pełen błędów.

PODZIEL SIĘ PRACĄ

W sytuacjach kryzysowych, kiedy nie radzisz sobie z tłumaczeniem, warto część zadań przekazać kolegom po fachu. Podziel tekst na kilka sensownych części
i jedną z nich powierz zaufanemu koledze.

ROZWIĄZANIE OSTATECZNE – UPRZEDŹ KLIENTA

Jeżeli powyższe działania nie przyniosły rezultatu, pogadanki o systematyczności spaliły się na panewce, przechodzimy do planu awaryjnego, należy uprzedzić klienta
o spóźnieniu w realizacji tłumaczenia. Ustal kompromisowy termin.

Przypomnijmy sobie kariery słynnych naukowców, takich jak Newton czy Archimedes. Ich odkrycia powstały w fazie wypoczynku, a nie zwiększonej aktywności. Świeżość umysłu pozwoliła na przełomowe odkrycia. Prawdopodobnie, gdyby Newton był zmęczony, nigdy nie zwróciłby uwagi na spadające jabłko. Poziom odpoczynku wpływa na naszą wydajność.

Umiejętność dobrej organizacji czasu pracy nie polega na maksymalnym wypełnieniu dnia zadaniami do realizacji, przecież to żaden wyczyn. Sztuką jest tak zaplanować dzień, aby proporcja odpoczynku do pracy, pozwalała nam osiągać optimum.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *