Sposób komunikacji z klientem wyznacza profesjonalizm tłumacza

Każdy freelancer musi zdawać sobie sprawę z tego, że dobry kontakt z klientem bywa tak samo ważny, jak jakość zrealizowanego zamówienia. W przypadku tłumaczy wypracowanie skutecznych metod szybkiego porozumiewania się ze zleceniodawcą może znacznie ułatwić pracę – na przykład w sytuacji, kiedy konieczne jest zadanie dodatkowych pytań, czy uzyskanie wyjaśnień.

Freelancer powinien świadomie kształtować swoje kontakty z klientami

Forma i sposób komunikacji ze zleceniodawcą świadczy o naszym podejściu do osoby, która zaufała nam na tyle, aby powierzyć wykonanie ważnego dla niej zadania. Nasze wzajemne kontakty powinny cechować się zrozumieniem, otwartością i szacunkiem, a ważne informacje muszą być przekazywane natychmiast i w sposób jednoznaczny. Pomoże nam w tym lista kilku zasad, jakimi należy się kierować.

Uważne czytanie treści oferty

Bardzo łatwo można „spalić się” już na etapie odpowiadania na propozycję współpracy. Jak? Wystarczy ją po prostu niedokładnie przeczytać i na przykład:

• zaznaczyć cenę „do negocjacji”, kiedy zleceniodawca chce konkretnej stawki;
• wysłać maila z innym tematem niż ten, o jaki prosił ogłoszeniodawca (często chodzi po prostu o łatwe filtrowanie poczty i nasza wiadomość nie zostanie odczytana);
• nie sprecyzować zasad współpracy, mimo wyraźnej prośby o nie;
• odpowiedzieć na ofertę, której kryteriów nie spełniamy (przykładowo: nie wystawiamy faktur VAT, a zlecający tego wymaga).

Jeżeli ktoś nieuważnie czyta wytyczne, ignoruje wyraźne prośby o konkretne informacje i widać, że nieszczególnie dokładnie zapoznał się z treścią oferty – nawiązanie z nim współpracy jest ryzykowne. I klienci doskonale to wiedzą, odrzucają więc od razu takie osoby.

Czytaj również:

• Tłumacz też człowiek – czy nasze poglądy polityczne wpływają na to jak tłumaczymy?
• Procedury przeprowadzania egzaminu na tłumacza przysięgłego
• Przed egzaminem na tłumacza przysięgłego – kilka porad praktycznych
• Szczególna staranność i bezstronność tłumacza przysięgłego

Jak najszybsze odpisywanie na wiadomości e-mail

Może się to wydawać poradą oczywistą i banalną, nadal jednak wiele osób nie ma wyrobionego nawyku regularnego sprawdzania poczty elektronicznej i odpisywania na wiadomości od klientów.

Nie musimy rzecz jasna cały czas mieć w tle działającej skrzynki czy ustawionych powiadomień o nowej poczcie – wystarczy, że co godzinę lub dwie sprawdzimy, czy nie przyszła wiadomość od klienta. Jeżeli tak, należy na nią koniecznie odpowiedzieć natychmiast po przeczytaniu.

Zwlekanie z odpisywaniem niepokoi zleceniodawcę. Nie ma on zwykle z nami innego kontaktu, nie wie, czy nie odzywamy się tymczasowo z jakiegoś ważnego powodu – czy po prostu jesteśmy nierzetelni i zignorowaliśmy zlecenie, nawet mu o tym nie mówiąc. Niestety, takie sytuacje też się zdarzają, dlatego trzeba bardzo pilnować szybkiej i konkretnej komunikacji.

Indywidualne odpowiedzi na konkretne oferty

Najbardziej fatalne wrażenie we wszelkich serwisach z ogłoszeniami o pracy zdalnej robią osoby, które napisały sobie jedną „formułkę” i wklejają ją pod każdą interesującą je ofertę. Jest to przez zlecających odbierane mniej więcej tak samo, jak każdy z nas reaguje na „szczere życzenia” urodzinowe skopiowane po prostu z Internetu, bez dodania choćby słowa od siebie.

Nieprzyjemne, prawda? Autorowi oferty współpracy też nie jest miło czytać takie szablonowe odpowiedzi i zwykle po prostu je ignoruje – bo sam również poczuł się zignorowany.

Podobnie jak w przypadku wysyłania listu motywacyjnego, treść odpowiedzi na ogłoszenie dotyczące współpracy zdalnej należy za każdym razem modyfikować tak, aby osoba ją czytająca czuła, że tekst napisany został specjalnie dla niej.

W treści powinno się krótko i zwięźle opisać, dlaczego akurat naszą propozycję warto przyjąć, jakie mamy atuty, jak dobrze znamy branżę, z której zakresu chcemy tłumaczyć.

Dołączenie do oferty odnośnika do portfolio

W zależności od branży może to robić albo bardzo dobre wrażenie na zleceniodawcy albo go do nas zniechęcać. Niewątpliwie wskazanie naszych wcześniejszych realizacji jest dobrym pomysłem, trzeba to jednak zrobić umiejętnie:

• nigdy, przenigdy, nie wolno w odpowiedzi zamieszczać wyłącznie linku z krótkim tekstem „proponuję stawkę [XYZ], oto moje portfolio” – nie zdążyliśmy jeszcze zainteresować sobą klienta, więc szansa, że w ogóle zajrzy pod podany adres, jest znikoma;
• jeżeli decydujemy się podać link, robimy to na samym końcu – pierwszeństwo ma spersonalizowana oferta współpracy wraz z krótkim opisem naszych doświadczeń, a samo portfolio ma pełnić jedynie rolę uzupełniającą;
• nie staramy się opisywać całego swojego doświadczenia bezpośrednio w ofercie – tutaj potrzebne są nasze 2 – 4 konkretne, pasujące do zlecenia sukcesy, resztę natomiast klient przeczyta już pod podanym linkiem, jeśli wcześniejszy tekst go do nas przekona.

Ważne! Jeśli mamy w zwyczaju dołączanie linku do naszego portfolio, upewnijmy się, że jest ono: pełne, czytelne, jasne, dobrze rozplanowane graficznie. Powinno od razu odpowiadać na kluczowe pytania klienta i pozwolić mu ocenić styl naszej pracy.

Logowanie rozmów w serwisach ogłoszeniowych

Najczęściej dedykowane freelancerom serwisy dają możliwość komunikowania się z ogłoszeniodawcą za pomocą wiadomości prywatnych lub czatu na stronie. Czasami jest też opcja zapisywania przebiegu rozmowy, jaką w ten sposób prowadzimy z klientem. Warto z niej skorzystać – obie strony mają wtedy pewność, że ustalone między nimi warunki współpracy są zapisane na serwerze, a w konsekwencji wiążące.

Łamanie regulaminu serwisu ogłoszeniowego jest źle widziane

Większość portali dla freelancerów wprost zabrania podawania w treści oferty adresu e-mail, numeru telefonu czy innych danych kontaktowych. Jest to swoista ochrona przed „ucieczką” użytkowników z serwisu i uniknięciem przez nich opłat za udostępnienie mechanizmu pomocy w wyborze wykonawcy projektu.

Regulaminów należy przestrzegać nie tylko dlatego, że jest to uczciwe. Ważne jest też to, że:

• kiedy zlecający od widzi od razu, że nie stosujemy się do zaakceptowanych wcześniej postanowień (tutaj: do zasad korzystania z serwisu), może mieć wątpliwości, czy nie zrobimy tego samego, realizując jego projekt;
• serwisy freelancerskie dają pewną gwarancję otrzymania zapłaty za wykonane zlecenie, czasem wręcz wymagając od wystawiającej je osoby wcześniejszego przelania ustalonej sumy na konto portalu – nie ma więc możliwości, żebyśmy nie dostali swoich pieniędzy po zakończeniu pracy.

Korzyści ze stosowania się do ustalonych zasad to jedna sprawa – ważniejszy jest jednak inny aspekt takiego podejścia. Pokazujemy siebie jako osoby uczciwe, a to podnosi poziom zaufania klientów do naszego profesjonalizmu.