O czym warto wiedzieć?

Cieszę się, że zaglądasz na tego bloga. Mam nadzieję, że informacje, które tu podajemy, są dla Ciebie interesujące!

Jednym z najważniejszych elementów w pracy tłumacza jest czas – jeśli go marnujesz w ciągu dnia i nie umiesz zarządzać projektami, nigdy nie osiągniesz sukcesu.

Przykładowo – moja znajoma zapisywała informacje na temat klientów na karteczkach na ekranie komputera (sticky notes), w notesie, w programie do tworzenia list zadań i w wielu innych miejscach. Nic dziwnego, że zapominała potem, że jutro mija termin oddania tekstu dla klienta X, a pojutrze trzeba zapłacić ZUS.

Takie podejście sprawia, że w naszej głowie cały czas pojawiają się myśli, przeszkadzające nam w pracy (kupić żarówkę, wysłać klientowi fakturę, napisać tekst na bloga). Działanie z kalendarzem niczego nie zmienia.

Istnieje wiele metod zarządzania zadaniami i moim zdaniem, żadna z nich nie jest idealna. Bardzo popularnym modelem zarządzania sobą w czasie (bo czasem nie da się zarządzać), jest GTD, opracowana przez Davida Allena. Tekst jest jedynie wprowadzeniem do tej metody – po więcej informacji zapraszam do jego kultowej książki pod tytułem „Getting Things Done”.

Jeśli i Ty borykasz się z nadmiarem zadań i często nie wiesz, od czego zacząć pracę, zastosuj ten sposób działania. W dwóch kolejnych artykułach pokażę Ci, jakie metody zarządzania proponują Brian Tracy i Steven Covey.

Spisz wszystkie sprawy, które zaprzątają Ci głowę

Wszystko, co masz zrobić, powinno znaleźć się na jednej liście. Przykładowe rzeczy do zrobienia dla tłumacza:

  • Przetłumaczyć tekst dla klienta x do dnia y.
  • Wysłać e-mail do klienta A i zapytać go o terminologię.
  • Podlać kwiaty.
  • Naprawić komputer.
  • Poczytać na temat marketingu.
  • Znaleźć inne biuro księgowe.

Warto także wypisać sobie procesy. Przetłumaczenie tekstu dla klienta X nie musi być jednorazową akcją – warto je podzielić na etapy i następnie rozłożyć na kilka dni.

Pomyśl, czy musisz coś z tym zrobić

Przykładowo – otrzymujesz e-mail od klienta z prośbą o wycenę, a zajmujesz się czymś innym. Jeśli odpowiedź potrwa mniej, niż 2 minuty, to zajmij się tym od razu. Jeśli nie, zapisz ją na listę rzeczy do zrobienia i wykonaj w odpowiednim czasie.

Gdy tylko masz wolną chwilę, zaglądaj do listy i pomyśl, co zrobić, by ubyło na niej nieco zadań.

Przykładowo – zadanie naprawić komputer to proces. Możesz dopisać do niego kolejne rzeczy, którymi musisz się zająć, by go ukończyć:

  • Zadzwonić do serwisu.
  • Znaleźć numer do serwisu.
  • Zapakować komputer do pudełka.
  • Pojechać do serwisu.

Dzięki temu, że przejrzałeś listę i dopisałeś do niej zadania, wpłynąłeś na nią w korzystny sposób. Masz teraz jasne wytyczne i nic Cię nie hamuje. Jeśli nie wiesz co masz zrobić z danym zadaniem, nie będziesz pracował nad nim z entuzjazmem.

Gdy masz przed sobą duży projekt, podziel go na etapy (przetłumaczyć dziennie 10 stron) i następnie przystąp do realizacji.

Niektóre zadania nie wymagają żadnego działania i należy je eliminować lub archiwizować. Notatki możesz porządkować za pomocą różnych tagów. Gdy dopisujesz do listy kolejne zadanie związane z pracą, dodaj do niego tag „praca”. Możesz ustalić także zadania do wykonania w domu lub zakupy.

Unikaj kalendarza

W kalendarzu nie zapisuj tych rzeczy, których termin może się zmienić, lub które nie muszą się wydarzyć koniecznie w określonym dniu. Jeśli na 10 tego danego miesiąca zapiszesz, że masz zapłacić ZUS (bardzo ważne) i zadzwonić do koleżanki (mało ważne), to Twój mózg nie będzie traktował pierwszego zadania tak poważnie.

Uporządkuj notatki

Jeśli na Twoim komputerze piętrzą się stosy folderów, musisz się nimi zająć. Regularnie kasuj te dokumenty, które są Ci niepotrzebne. Wprowadź porządek w zakładkach na komputerze i usuń filmy oraz muzykę, której i tak nigdy nie posłuchasz. Następnie posegreguj zlecenia w sposób, który Ci najbardziej odpowiada. Ja stosuję prosty system – na dysku zakładam foldery na poszczególne miesiące, w których tworzę subfoldery, nazwane od klientów.

Przeglądaj listę

Minimum raz w tygodniu zaglądaj do listy. W przeciwnym razie pojawią się na niej rzeczy, które zaczynają się już przeterminowywać. Najlepszym dniem na to działanie jest sobota lub niedziela (albo piątek, jeśli to dla Ciebie ostatni dzień pracy w tygodniu). Zamiast przeglądać internet, zobacz, jakie rzeczy masz jeszcze do zrobienia i odznacz te, o których zapomniałeś wcześniej.

Według Davida Allena, takie podejście sprawdza się najlepiej w czasach, w których nieustannie jesteśmy bombardowani e-mailami i telefonami.

Czy ten system ma wady? Moim zdaniem tak, bo szybko gromadzimy w nim zbyt dużo danych i nie radzimy sobie z ich przetwarzaniem. Jeśli nie będziesz regularnie przeglądał zadań do wykonania, szybko pojawi się problem polegający na tym, że jest wśród nich wiele już nieaktualnych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *