System zarządzania klientami

Zaczynając pracę jako freelancer wydawało mi się, że nie nigdy nie dojdę do etapu, na którym będę potrzebował systemu zarządzania klientami. Po kilku miesiącach pojawiły się z tym problemy – klientów było już kilkudziesięciu, a coraz więcej czasu spędzałem na odszukiwaniu ich w Thunderbirdzie. Pojawiła się konieczność stworzenia listy zadań, które należy wykonać i do tego celu wykorzystywałem wiele różnych systemów:

-Evernote,
-Wunderlist,
-Trello,
-Any.do,
-Mapa myśli,
-Kalendarz Google.

Informacje o klientach gromadziłem w programie do faktur Elisoft, który wydaje się być bardzo dobrą aplikacją tego typu.

Te wszystkie programy działały, ale brakowało mi w nich opcji gromadzenia w jednym miejscu korespondencji, zadań i terminów, a także informacji o kliencie. Co z tego, że mogłem zapisać, co mam do przetłumaczenia dla konkretnego klienta, skoro potem musiałem tworzyć kolejne notatki:

Wysłać dokumenty do klienta X

Napisać fakturę dla klienta X

(Za tydzień) zapytać klienta X, czy nie chce więcej tłumaczeń

Największym problemem było zgromadzenie tych informacji w jednym miejscu. Po pewnym czasie zapominałem o przypominaniu się klientom i zamiast tego skupiałem się na szukaniu nowych. Nie mówię nawet o zarządzaniu leadami, bo to pełna partyzantka (organizuję akcję na portalu z ogłoszeniami i tyle osób, ile odpowie, tyle mam do dyspozycji).

Po czasie nie potrafiłem odszukać kto jest kim i jaką stawkę ustaliłem z konkretnym odbiorcą. Jeśli masz podobne problemy, czytaj dalej.

Jak rozwiązać ten problem?

Gdy po raz kolejny przeniosłem wszystkie zadania do innego systemu (co trwało kilka godzin), postanowiłem wprowadzić system CRM. Okazuje się, że to znacznie łatwiejsze, niż mogłoby się wydawać i dzięki temu, w jeden dzień ogarniesz wszystkie swoje działania.
CRM opiszę na podstawie bardzo prostego systemu Insyghtly, który sprawdził się u mnie na początku. Potem dowiesz się, dlaczego przeszedłem na inny.

Home – to ekran, na którym wyświetlają się Twoje aktywności. Jeśli znajdziesz nowego klienta i dodasz go do systemu, to pojawi się właśnie tutaj. To najmniej przydatna opcja, ale fajnie wygląda i motywuje.

Task – tutaj znajdziesz to, co najważniejsze, czyli zadania do wykonania. Ustalasz sobie czas ukończenia, postęp, priorytet i status, a także powiązanie z kontaktem i firmą. Możesz dodać także komentarze.

Evernote używam od 2012 roku i lubię ten program, ale nie równa się z tym, co znajdziesz w zadaniach w

insight.ly. Zadania synchronizują się z kalendarzem Google.

Kontakty – od tego warto zacząć. Lista kontaktów z danymi, które Cię interesują. Dodałem do nich takie info, jak e-mail (można wysyłać e-maile bezpośrednio z aplikacji) i telefon (do wielu klientów nie mam telefonu i nie przeszkadza to w owocnej współpracy). Każdy kontakt możesz przypisać do firmy.

Firma – a co, jeśli kontaktujesz się z kilkoma osobami w jednej firmie? Dodaj ich do Firmy, dzięki czemu będziesz miał ich w jednym miejscu. Jeśli klient jest freelancerem, nie ma konieczności dodawania firmy.

Możliwości – z tej opcji korzystałem najmniej. Jeśli klient wspomina, że chce przetłumaczyć opisy na inną stronę, wtedy wpisuję takie info do możliwości, by o tym nie zapomnieć.

Projekty – jeśli klient chce przetłumaczyć swoją stronę WWW, najlepiej stworzyć projekt i rozpisać poszczególne etapy działania.

E-maile i raporty – tutaj nie będę się rozpisywał. Z programu możesz wysyłać e-maile i sprawdzać, jak dużo zadań wykonałeś. Aplikacja pozwala na tworzenie dużej ilości raportów, z których wyciągniesz najważniejsze wnioski.

A na co mi to?

Tutaj ujawnię Ci największą przewagę CRM nad listami zadań i kalendarzami. Jeśli chcesz stworzyć zadanie, w ciągu ułamka sekundy dodajesz do niego klienta i wyświetla Ci się cała lista dodatkowych szczegółów dotyczących danego odbiorcy. Do jednego zadania możesz dodać kilka osób, na przykład właściciela firmy i menagera. To także szybkie zapisywanie własnych zadań, jak na przykład „zapłacić ZUS”. Jeśli trzymasz je w głowie, współczuje.

Możesz także sprawdzić historię komunikowania się i inne zadania, które wykonałeś dla danego klienta, tworzyć notatki, dodawać pliki i wydarzenia. Wyobraź sobie, że każdego dnia wysyłasz 20 e-maili i stosując popularną metodę „pustej skrzynki odbiorczej”, za każdym razem musisz szukać poprzedniego wątku we wszystkich e-mailach. W CRM wystarczy, że włączysz stronę główną i od razu znajdziesz ostatnią korespondencję.

To także bardzo szybkie duplikowanie zadań i tworzenie przypomnień typu „napisać do klienta czy zamawia tłumaczenie”.

Darmowe CRMy

Z insight.ly zrezygnowałem po kilku dniach, bo pozwala na dodanie 2500 wpisów (cokolwiek to oznacza) w darmowej wersji. SuiteCRM, z którego aktualnie korzystam, nie jest tak ładne jak insight.ly, ale ma znacznie więcej opcji i nie ma żadnych ograniczeń. Jego opcje są znacznie bardziej rozbudowane i mniej przejrzyste, ale program nie ma żadnych ograniczeń i jest całkowicie bezpłatny.

Aplikację należy zainstalować na hostingu na domenie (co będzie kosztowało kilka złotych miesięcznie), najlepiej z użyciem darmowego instalatora w panelu użytkownika hostingu. Jeśli do tej pory stosowałeś różne systemy zarządzania zadaniami i przestały Ci one wystarczać, wypróbuj CRM – po jednym dniu nauki skorzystasz w pełni z jego możliwości.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *