Działalność gospodarcza tłumacza – jak założyć i prowadzić własną firmę?

Tłumacz może realizować zlecenia w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Założenie firmy w każdej branży wygląda zasadniczo tak samo – inny jest ewentualnie potem sposób jej prowadzenia i przepisy regulujące konkretny rodzaj usług. Warto jednak przed podjęciem decyzji poznać wymogi formalne, koszty, oraz inne wady i zalety posiadania własnej działalności gospodarczej.

Proces zakładania firmy

Jeszcze do niedawna osobę chcącą założyć działalność gospodarczą czekało sporo „wycieczek” po różnych urzędach, w których należało złożyć odpowiednie dokumenty. Obecnie cały proces jest znacznie uproszczony, a sporą część koniecznych czynności można wykonać przez Internet.

Najogólniej mówiąc, należy po prostu kolejno:

• Wypełnić wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEIDG). Można to zrobić za pośrednictwem strony internetowej: http://firma.gov.pl
• Gotowy dokument, będący jednocześnie wnioskiem o wpis do CEIDG oraz o nadanie numerów NIP i REGON, można wysłać online, korzystając z podpisu elektronicznego bądź profilu zaufanego (o nim niżej), lub po prostu wydrukować i osobiście dostarczyć do odpowiedniego Urzędu Gminy (lub Urzędu Miasta).
• Następnie należy odwiedzić swój urząd skarbowy i zadecydować, czy chce się zostać podatnikiem VAT. To często bardzo istotna z punktu widzenia zleceniodawców kwestia, dlatego wszelkie „za” i „przeciw” trzeba dobrze rozważyć.
• Trzeba również zgłosić działalność do ZUS. Ponieważ prowadząc firmę jest się jednocześnie płatnikiem i ubezpieczonym, wypełnić trzeba druk ZUA i w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia działalności wskazanej we wniosku do CEIDG dostarczyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Czytaj również:

• Czy w biurze tłumaczeń musi być zainstalowana kasa fiskalna?
• Praktyki w biurze tłumaczeń
• Stylistyka językowa – kilka uwag na temat stylu potocznego
• Krótka teoria prawa dla tłumacza tekstów prawnych – o cechach aktu prawnego
• Zagadki narzędzi CAT

Dodatkowo, choć nie ma takiego wymogu prawnego, warto jeszcze:

• Wyrobić sobie pieczątkę firmową – ułatwia to znacznie sporo spraw, między innymi zakładanie konta bankowego. Ma również działanie psychologiczne: wszelkie dokumenty opatrzone stemplem odbierane są jako „bardziej poważne”. Na pieczątce warto mieć: pełną nazwę firmy (wraz z imieniem i nazwiskiem), adres, NIP, REGON, numer telefonu.
• Założyć firmowe konto w wybranym banku – wymóg posiadania go istnieje dopiero przy transakcjach na kwoty powyżej 15.000 euro, jednak wygodniej jest wszelkie wydatki oraz zyski z działalności mieć jednak na odrębnym od prywatnego koncie. Wybierając bank, zwracać należy uwagę na wysokość opłat za prowadzenie rachunku, przelewy, wpłaty i wypłaty gotówkowe, a także na dostępność oddziałów i bankomatów, z jakich można pobrać pieniądze bez kosztów. Zapewnić sobie też trzeba obsługę przez Internet, w obecnych czasach jest to po prostu najwygodniejsze.

Formalnie rozpocząć prowadzenie działalności – a więc wystawiać rachunki czy faktury oraz dokonywać zakupów firmowych – można dopiero od dnia wskazanego we wniosku do CEIDG.

Obowiązki przedsiębiorcy

Prowadzenie firmy wiąże się z szeregiem obowiązków formalnych, związanych zarówno ze składaniem odpowiednich dokumentów urzędowych, jak i ponoszeniem stałych kosztów – tutaj największym jest zazwyczaj ZUS oraz podatki.

Powiedzmy sobie szczerze: samodzielne prowadzenia księgowości i rozliczeń nie jest opłacalne, jeśli poważnie myśli się o samym przedmiocie działalności. Najlepiej jest znaleźć odpowiadające nam biuro rachunkowe i przekazać mu wszelkie sprawy formalne, samemu natomiast zająć się wykonywaniem zleceń, szukaniem nowych klientów oraz rozwijaniem firmy. Ważne jest, żeby było to właśnie biuro rachunkowe, nie zaś samodzielny księgowy. Dlaczego?

• za błędy w dokumentach, na przykład rozliczeniach podatkowych, odpowiada właściciel firmy i to na niego nakładane są ewentualne kary;
• biuro rachunkowe jest ubezpieczone od takich sytuacji, więc nawet jeżeli w wyniku błędu jego pracowników, któryś urząd nałoży karę pieniężną – przedsiębiorca na tym nie traci.

Zasada ta obowiązuje tylko w stosunku do biur rachunkowych, dlatego jest to lepszy wybór, niż indywidualny księgowy. Nawet jeżeli trochę więcej zapłacimy za prowadzenie dokumentacji, mamy przynajmniej pewność, że usługa będzie profesjonalnie wykonana, a my nie poniesiemy konsekwencji ewentualnych błędów.

Zawieszenie działalności gospodarczej

Przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników, może na czas od 1 do 24 miesięcy zawiesić prowadzenie działalności gospodarczej. Korzysta się z tego zwykle w przypadku usług typowo sezonowych, można jednak również przetrwać w ten sposób po prostu trudniejszy finansowo okres, kiedy brakuje zleceń, a płynność finansowa firmy nie jest zadowalająca.

Decydując się na ten krok, należy wypełnić wniosek CEIDG, w którym zaznacza się krzyżykiem odpowiednią rubrykę (01.3). Pamiętać trzeba, że wznowienie nie jest automatyczne – również wymaga złożenia tego samego wniosku. Podobnie jak w przypadku rejestracji firmy, da się całą procedurę wykonać przez Internet, bądź zanosząc druk osobiście do Urzędu Gminy.

Przepisy precyzują, że chociaż w okresie zawieszenia działalności nie można uzyskiwać bieżących przychodów, istnieje „katalog” spraw, które i tak można realizować. Jest to:

• wykonywanie wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
• przyjmowanie należności oraz regulowanie zobowiązań powstałych przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
• osiąganie przychodów finansowych, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem.

Ważne! Nie da się uniknąć kontroli poprzez zawieszenie działalności. Urzędy państwowe mają prawo mimo tego wykonywać czynności sprawdzające, a przedsiębiorca ma obowiązek z nimi współpracować.

Czy warto prowadzić firmę – i w jakiej formie?

Założenie działalności gospodarczej często ułatwia rozliczenia z klientami, a także pozyskiwanie nowych zleceń. Znacznie prostsze staje się też nawiązywanie współpracy ze specjalistami z innych branż, zarówno stałej, jak i dorywczej. Stąd coraz większa liczba tłumaczy taki krok podejmuje.

Dobrze jest jednak rozważyć dokładnie opłacalność oferowania swoich usług w takiej formie. Firma generuje pewne obowiązki oraz stałe koszty, niezależne od tego, jakie aktualnie ma się przychody – jeżeli więc są niskie, bo tłumacz dopiero rozpoczyna karierę, może okazać się, że nie tylko mało zarabia, ale często „dokłada do interesu”.

Czasami prościej jest rozpocząć działalność w formie spółki – na przykład z osobami znającymi inne języki lub specjalistami określonych branż. Wówczas warto skonsultować się z biurem rachunkowym, które podpowie, jaka forma spółki i rozliczeń będzie najkorzystniejsza.