Faktura w języku obcym – obowiązek przetłumaczenia?

Dzięki globalizacji oraz otwartym granicom dziś wielu z nas może prowadzić swoją firmę nie tylko w kraju, ale i za granicą. Okazuje się, że coraz częściej zawieramy umowy czy wystawiamy faktury na rzecz zagranicznych klientów. A to oznacza, że także i otrzymujemy obcojęzyczne faktury. Czy mamy więc obowiązek ich tłumaczenia? Jeśli tak, kto powinien się zająć takim przekładem? Wiele osób sądzi, że można je przetłumaczyć na własną rękę. Jak jest faktycznie? Obowiązek przetłumaczenia czy nie? Sprawdźmy!

Tłumaczenie dokumentów księgowych w świetle przepisów

Bez wątpienia nasze prawo podatkowe nie należy do prostych i jasnych. Wie o tym każdy przedsiębiorca, który choć raz miał z nim do czynienia. Jako laicy nie musimy znać wszystkich kruczków prawnych, dlatego zatrudniamy księgowych i współpracujemy z dobrymi biurami rachunkowymi. Jednak dziś nawet doświadczeni księgowi często tracą głowę w gąszczu dynamicznie zmieniających się przepisów. Skoro więc nie jest to sprawa ani prosta ani klarowna, warto przyjrzeć się problemowi bliżej. Niejeden podatnik zastanawia się, czy konieczne jest tłumaczenie faktury w języku obcym. Jeśli taki obowiązek istnieje, czy powinien się nią zająć tłumacz przysięgły? A może wystarczy własne tłumaczenie? Co mówią na ten temat przepisy?

Zgodnie z § 12 rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinna być ona prowadzona na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Poza tym powinna być także prowadzona w języku polskim i w walucie polskiej oraz starannie i w sposób trwały. Według przepisów każdy dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Widać zatem, że takie dokumenty powinny, choć nie muszą być stworzone w języku polskim. Co to oznacza w praktyce? Skoro nie ma obowiązku, czy to znaczy, że nie trzeba ich tłumaczyć na język polski? To zależy. Z jednej strony dowód księgowy to właśnie faktura. Z drugiej zaś, skoro nie ma konieczności jej tłumaczenia, po co to robić? A poza tym, czy każdą fakturę należałoby tłumaczyć? Zarówno fakturę bez VAT jak i fakturę VAT? Interpretując przepisy, można by uznać, że nie mamy takiego obowiązku. Tyle teorii. Jak wiemy, praktyka zwykle wygląda inaczej. I tak też jest w tym przypadku. Kiedy więc wymagane jest tłumaczenie faktury sporządzonej w języku obcym?

Czytaj również:

• Tłumaczenie dokumentów — cennik profesjonalnego tłumaczenia
• Tłumaczenia techniczne na angielski — cennik. Co wpływa na ich koszt?
• Paszport ukraiński – tłumaczenie. Jak wygląda tłumaczenie takiego dokumentu?

Faktura w języku obcym – kiedy trzeba ją przetłumaczyć na język polski?

Tak naprawdę przedsiębiorca nie ma obowiązku tłumaczenia dokumentów zagranicznych na język polski do własnych celów. Z jednym wyjątkiem. Jest nią ewentualna kontrola skarbowa czy podatkowa. W takiej sytuacji nie będziemy już mieć wyjścia. Co prawda takiego obowiązku trudno jest doszukiwać się w ustawie o VAT czy PIT, które milczą na temat tej sytuacji, jednak sięgając głębiej, możemy się takiego przepisu doszukać w art. 287 § 1 pkt 2 ordynacji podatkowej. Przepis ten mówi, że przedsiębiorca w razie kontroli powinien przedstawić na żądanie kontrolującego tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Informacje, kiedy i w jakim zakresie powinniśmy w pewnych sytuacjach zapewnić tłumaczenie takich dokumentów, znajdziemy nie tylko we wspomnianej wcześniej ustawie. Wystarczy spojrzeć na ustawę o rachunkowości. Zgodnie z nią „na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym”. Czym jest jednak owo „wiarygodne przetłumaczenie”? Czy powinno być wykonane przez tłumacza przysięgłego? I tak i nie. Nie zapominajmy, że zgodnie z ustawą o języku polskim, wszystkie dokumenty powinny być sporządzone w naszym języku ojczystym. Często się zdarza jednak, że faktury wystawione są w innych językach. Czy to znaczy, że je przetłumaczyć na polski? W końcu dokumenty muszą być sporządzone w języku polskim. Tak powinno być, jednak nie zawsze tak jest, o czym większość z nas wie. Jeśli dojdzie do kontroli i kontroler zażąda takiego tłumaczenia, wtedy nie ma innej opcji jak zlecić tłumaczenie. Kto powinien je wykonać i na czyj koszt?

Faktura w języku obcym – komu zlecić tłumaczenie

Czy nie  łatwiej byłoby wystawiać faktury w dwóch językach? Dzięki temu nie byłoby w czasie kontroli problemu. Zasadniczo decyzja należy do przedsiębiorcy. Taki dokument nie musi być sporządzony po polsku. Obowiązek dotyczy, jak już wiemy, podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zatem co z tymi fakturami? Tłumaczyć czy nie? Wyjścia są dwa: albo zlecać ich przekład na bieżąco albo wystawiać faktury dwujęzyczne. Dzięki temu podczas kontroli nie będziemy na szybko szukać tłumacza. Komu warto zlecić przetłumaczenie dokumentów? Z pewnością nie polecamy przekładu na własną rękę. Mimo, iż faktury nie są szczególnie skomplikowane, to jednak dokumenty. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie tłumaczenia faktur VAT wystawionych w języku obcym tłumaczowi przysięgłemu. Co prawda przekład uwierzytelniony nie jest obowiązkowy, ale dzięki takiemu przekładowi mamy pewność, że jest wykonany poprawnie. Lepiej nie ryzykować. Podczas kontroli może się bowiem okazać, że przedstawione tłumaczenie dokumentów nie spełnia wymogów wiarygodnego przetłumaczenia dokumentów zgodnie z przepisami, czego raczej każdy chciałby uniknąć. W końcu od wyników kontroli może zależeć dalszy los firmy. Czy jesteś w stanie zaryzykować? Na pewno nie. A jak wygląda sytuacja w przypadku faktur korygujących, które każda firma wystawia od czasu do czasu? Jeśli faktura pierwotna została wystawiona w danym języku, korektę wystawia się w tej samej wersji językowej. Jeśli natomiast faktura została przetłumaczona, jej korektę także należy przetłumaczyć na język polski, gdyż oba te dokumenty tworzą całość. Kto ponosi koszty takiego przekładu? Bez względu na powód tłumaczenia, zawsze osoba, która je zleciła. W tym przypadku właściciel firmy.

Zatem obowiązek prawny  czy nie? Można dyskutować długo. Z jednej strony nie ma obowiązku, by tłumaczyć fakturę. Z drugiej może się to okazać konieczne w przypadku wątpliwości. Warto być zawsze przygotowanym na taką konieczność. Zapobiegliwi nie muszą tłumaczyć dokumentów na ostatnią chwilę. Warto też współpracować z dobrym biurem tłumaczeń, które zatrudnia osoby znające się na przekładach dokumentacji księgowej jak nikt inny. Dzięki temu mamy pewność, że nasze zlecenie zostanie wykonane rzetelnie i prawidłowo. Zaoszczędzimy w ten sposób i czas, i nerwy, których nie brakuje podczas kontroli skarbowych. Skoro można uniknąć stresu, może warto tłumaczyć faktury? Wiele osób zastanawia się pewnie jaki jest koszt takiej usługi, ile kosztują tłumaczenia dla firm czy inne tłumaczenia biznesowe. Tak naprawdę wszystko zależy od samych dokumentów i ich ilości. Warto więc zapytać o wycenę, która pozwoli poznać cenę tłumaczenia. Z reguły nie są to duże kwoty. Sama faktura nie jest szczególnie skomplikowana do tłumaczenia. To oczywiście nie oznacza to, że każdy może ją przetłumaczyć. Tylko profesjonalny tłumacz, posiadający doświadczenie oraz praktykę wykona to zadanie bez zarzutu. Jeśli wciąż się zastanawiasz, czy tłumaczyć, czy nie, miej to na uwadze. Każda kontrola jest niesamowicie stresująca. Jeśli  możesz sobie zaoszczędzić takich nieprzyjemności, to po co zwlekać z przygotowaniem dokumentów w języku polskim?