Praktykant do biura tłumaczeń potrzebny „od zaraz”!

Być może prowadzisz swoje biuro tłumaczeń od wielu lat, a może dopiero od niedawna. I na pewno świetnie sobie radzisz – terminowo wykonujesz zlecenia, klienci są zadowoleni z wysokiej jakości Twoich usług, obsługujesz swoją firmę wzorowo. Tylko dlaczego co dzień wieczorem jesteś tak bardzo zmęczony, że nawet nie pamiętasz jak Ci minął dzień, albo nie możesz sobie przypomnieć, kiedy ostatnio miałeś wolny weekend? Oczywiście, prowadzenie własnej firmy wymaga ogromnego zaangażowania, na początku aby pozyskać Klientów, zdobyć renomę, później z kolei żeby to, na co tak ciężko pracowałeś utrzymać na wysokim poziomie. Prowadzenie własnej firmy wymaga od Ciebie ciągłego zaangażowania, nadzoru i pracy. Stąd wieczorem po wyjściu z biura do późnego wieczora jeszcze przeglądasz maile od klientów albo przygotowujesz wysyłkę poczty na następny dzień. Wiadomo, wszystko musi być przecież dopilnowane i sprawdzone. A Ty jesteś tak pochłonięty pracą, że nawet do głowy Ci nie przyjdzie, że może warto byłoby zatrudnić kogoś do pomocy. Ale skąd wziąć taką osobę? Ile kosztuje zatrudnienie pracownika? Czy stać mnie na to? Jak opłacę wszystkie świadczenia związane z zatrudnieniem pracownika?

Pomoc w biurze tłumaczeń

Zastanów się czy rzeczywiście nie potrzebowałbyś wsparcia w zwykłych, codziennych obowiązkach biurowych. Naprawdę tak lubisz stać przy kserokopiarce czy biegać na pocztę, podczas gdy w tym właśnie czasie mógłbyś zająć się zleconym Ci, wymagającym tłumaczeniem. No właśnie. W biurze zawsze proste czynności zajmują dużo czasu – kopiowanie dokumentów, przyjmowanie i segregowanie korespondencji, wysyłanie jej czy choćby adresowanie kopert. A ten czas Ty jako tłumacz lub właściciel biura tłumaczeń możesz poświęcić na inne, bardziej wymagające skupienia sprawy. Zastanów się, może warto przeanalizować ten temat, zwłaszcza że Twoja firma stale się rozwija. Tym bardziej, że zatrudnienie osoby do pomocy w biurze nie musi wcale oznaczać zatrudnienia pracownika w myśl przepisów kodeksu pracy. Możesz bowiem zatrudnić praktykanta. Jest to optymalne rozwiązanie w Twojej sytuacji – potrzebujesz kogoś do pomocy w biurze, ale obawiasz się zatrudnić osobę której nie znasz i która nie ma doświadczenia. Z drugiej strony młoda osoba, nie mająca obycia z praktyką (bo skąd je ma mieć, ze szkoły?) może nabrać umiejętności praktycznych niezbędnych do wykonywania pracy.

Czytaj również:

• Rodzaje tłumaczeń ustnych
• Tłumaczenia a prawo autorskie
• Rodzaje tłumaczeń pisemnych
• Kształcenie tłumacza
• Jak przetłumaczyć duży plik pdf?

Skąd pozyskać potencjalnego kandydata na praktykanta?

Zawsze możesz zamieścić ogłoszenie na portalach internetowych zajmujących się rekrutacją pracowników czy praktykantów. Warto również poszukać na uczelniach czy po prostu w szkołach – zostawiając ulotki z informacją o możliwości odbycia praktyki w Twoim biurze tłumaczeń. Równie dobrym rozwiązaniem jest poszukiwanie kandydata wśród znajomych, którzy przecież mają swoich znajomych i być może znają osobę, która byłaby zainteresowana pracą. Miej bowiem na uwadze, że przy szerszej kampanii rekrutacyjnej ilość kandydatów może przekroczyć Twoje możliwości logistyczne i zabrać dużo czasu. A nie o to przecież chodzi.

Jak zatrudnić praktykanta i jakie przepisy to normują?

To wcale nie jest tak skomplikowane jak można by było myśleć. Zasady i tryb zatrudnienia praktykanta określa ustawa z dnia 17.07.2009r. o praktykach absolwenckich (Dz.U. z 2009r. nr 127 poz. 1052 ze zmianami z 2017r. poz. 60 – dalej zwana tez „ustawą”). Nie należy tego typu zatrudnienia mylić i utożsamiać z założeniami ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Są to dwa różne od siebie rozwiązania ustawowe. Najważniejsza różnica między nimi jest taka, że praktyki zgodnie z powołaną ustawą z 2009 roku są organizowane i odbywają się bez pośrednictwa Urzędu Pracy, bo to Ty zawierasz z praktykantem umowę i określasz jej warunki.

Kto może zatrudnić praktykanta?

Otóż, kto może przyjąć praktykanta (w ustawie została ta osoba określona jako „podmiot przyjmujący na praktykę”) wskazane jest w art. 2 ustawy i jest to:

osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.

Zatem nie ma znaczenia w jakiej formie prowadzisz swoje biuro tłumaczeń: czy jako jednoosobowy przedsiębiorca, czy też w formie np. spółki. Nie ma również znaczenia czy jesteś już pracodawcą (czyli czy już masz zatrudnionych pracowników). Zatem nawet jeśli samodzielnie prowadzisz swoje biuro tłumaczeń, nic nie stoi na przeszkodzie abyś przyjął kogoś na praktykę. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie, zwłaszcza gdy dopiero rozpocząłeś prowadzenie firmy. Przykład: jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą i niedawno rozpocząłeś działalność swojego biura tłumaczeń. Po kilku miesiącach okazało się, że oprócz spraw merytorycznych związanych z wykonywanymi zleceniami, takimi jak wycena zlecenia czy samo tłumaczenie, w biurze jest również do wykonania mnóstwo zwykłych czynności biurowych – odbieranie telefonów, przesyłanie maili, czy wysyłanie korespondencji. I sam nie jesteś w stanie wszystkiego jednocześnie zrobić. Możesz więc zatrudnić praktykanta. To bardzo uprości codzienne życie Twojego biura.

Kto może być praktykantem?

Na praktykę może być przyjęta osoba:

która ukończyła co najmniej gimnazjum lub ośmioletnią szkołę podstawową (dodane nowelizacją, która weszła w życie 01.09.2017r. Dz. U. z 2017 r. poz. 60) i w dniu rozpoczęcia praktyki nie ukończyła 30 roku życia. (dalej treść art. 2 ustawy).

Co ważne, w chwili rozpoczęcia praktyki osoba taka musi spełniać oba warunki jednocześnie. Czyli praktykantem może być np. uczeń klasy maturalnej, ale już nie może nim być student, który ma 31 lat. Zasada ta dotyczy również kandydatów na praktykantów, którzy ukończyli szkołę za granicą jeśli ich świadectwo jest równorzędne ze świadectwem ukończenia przez nią polskiego gimnazjum lub ośmioletniej szkoły podstawowej (dodane nowelizacją, która weszła w życie 01.09.2017r. Dz. U. z 2017 r. poz. 60) zgodnie z prawem oświatowym: „Przepis ust. 1 stosuje się do osób, które posiadają świadectwo ukończenia szkoły za granicą, uznane za równorzędne świadectwu ukończenia polskiego gimnazjum lub ośmioletniej szkoły podstawowej zgodnie z art. 93 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.2)”. Co ważne, praktykantem może być również osoba bezrobotna, przy czym w sytuacji gdy praktyka ta jest odpłatna może – w przypadku pobierania przez tą osobę zasiłku dla bezrobotnych – spowodować utratę prawa do zasiłku.

Jak powinna być zawarta umowa z praktykantem?

Przede wszystkim należy zaznaczyć, że praktyka może być odpłatna lub nieodpłatna, ale zawsze musi być zawarta pisemna umowa określająca warunki obywania tej praktyki:

praktykę odbywa się na podstawie pisemnej umowy o praktykę absolwencką, zwanej dalej „umową”, zawieranej pomiędzy praktykantem a podmiotem przyjmującym na praktykę. (art. 5 ust. 1 ustawy).

Nie ma zatem możliwości przyjęcia praktykanta na zasadach ustnego ustalenia warunków. Ma to na celu ochronę obu stron, z jednej strony praktykanta – jeśli chodzi np. o czas trwania tej umowy czy ewentualne wynagrodzenie, Ciebie jako właściciela biura tłumaczeń – w zakresie chociażby możliwości rozwiązania umowy czy ewentualnego braku obowiązku zapłaty pensji. Co ważne, zawierając umowę z praktykantem , osoba ta nie staje się pracownikiem, a Ty jego pracodawcą, zatem co do zasady nie mają tu zastosowania przepisy kodeksu pracy – poza wskazanymi w ustawie wyjątkami (m.in. dotyczącymi wymiary czasu pracy, przerw pracy, przepisów dotyczących pracy w porze nocnej , równego traktowania czy zasad bezpieczeństwa i higieny pracy czy zakazu zatrudniania przy pracy szczególnie niebezpiecznej w rozumieniu przepisów wydanych na podstawie art. 23715 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – np. praca z użyciem materiałów szczególnie niebezpiecznych). O tych wyjątkach, kiedy stosuje się kodeks pracy do umowy o praktykę mówi art. 4 ustawy: „ do praktyki nie mają zastosowania przepisy prawa pracy, z wyjątkiem art. 183a–183e, art. 129 § 1, art. 131 § 1, art. 132 § 1, art. 133 § 1, art. 134 i art. 1517 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.3).”

Co powinna zawierać umowa o praktykę?

Zgodnie z art. 5 ust. 2 powołanej ustawy:

umowa powinna określać w szczególności:
1) rodzaj pracy, w ramach której praktykant ma uzyskiwać doświadczenie i nabywać umiejętności praktyczne;
2) okres odbywania praktyki;
3) tygodniowy wymiar czasu pracy w ramach praktyki;
4) wysokość świadczenia pieniężnego, o którym mowa w art. 3 ust. 2, jeżeli praktyka ma być odbywana odpłatnie.

Są to najważniejsze elementy umowy i te zapisy muszą zawsze w umowie się znaleźć. Nie można żadnego z nich pominąć. Określenie rodzaju pracy można odnieść do zakresu obowiązków wpisywanego w umowie o pracę. Wskazuje się po prostu jakie czynności będzie wykonywać w biurze nowa osoba, czym będzie się zajmować w ramach Waszej umowy. Co ważne, umowa o praktykę może trwać najwyżej 3 miesiące (art. 5 ust. 4 ustawy). Jest to maksymalny okres trwania umowy z tą samą osobą. Na przykład: przyjąłeś na praktykę do swojego biura tłumaczeń osobę z którą podpisałeś umowę na 1 miesiąc. Oznacza to, że możesz z nią zawrzeć kolejną umowę, ale nie może ona być dłuższa niż 2 miesiące (łączny okres trwania umów to 3 miesiące). W umowie musi być również określony tygodniowy wymiar czasu pracy – w tym przypadku mają zastosowanie przepisy kodeksu pracy (maksymalnie 8- mio godzinny dzień pracy w 5 – cio dniowym tygodniu pracy – w wymiarze godzinowym to przeciętnie 40-to godzinny tydzień pracy). Jak już wyżej wskazano, praktyka może być odpłatna lub nieodpłatna. I to również musi być ujęte w umowie. Jeśli umówiłeś się z praktykantem, że za pracę w Twoim biurze tłumaczeń będzie otrzymywał wynagrodzenie, jego wysokość określa art. 3 ust. 2 ustawy, zgodnie z którym:

wysokość miesięcznego świadczenia pieniężnego nie może przekraczać dwukrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. Nr 200, poz. 1679, z 2004 r. Nr 240, poz. 2407 oraz z 2005 r. Nr 157, poz. 1314).

W 2018 roku jest to kwota 4200 zł (2×2100 zł) brutto (Dz. U. z 2017 r. poz. 1747).

Ponadto zobowiązany jesteś zapewnić praktykantowi higieniczne i po prostu bezpieczne warunki pracy, na równi z pracownikami:

podmiot przyjmujący na praktykę zapewnia praktykantowi, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, bezpieczne i higieniczne warunki odbywania praktyki, w tym – w zależności od rodzaju świadczeń i zagrożeń związanych z odbywaniem praktyki – odpowiednie środki ochrony indywidualnej (art. 6 ustawy),

Inaczej mówiąc – praktykanta w zakresie bhp traktujesz tak jak pracownika.

Czy od umowy o praktykę trzeba zapłacić ZUS i podatek?

Jeśli umowa, którą zawarłeś z praktykantem nie przewiduje dla niego wynagrodzenia (czyli jest nieodpłatna), wówczas żadne świadczenia nie muszą być płacone od takiej umowy. Jest to poniekąd oczywiste, bo jak można płacić podatki czy ZUS od tego czego nie ma? Jeśli jednak umowa jest odpłatna (maksymalnie 4200 zł brutto miesięcznie), wówczas już zobowiązania podatkowe powstają. Nie musisz tylko odprowadzać od tej umowy składek na ZUS. Od wypłaconego praktykantowi wynagrodzenia musisz jednak pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Zatem jest to bardzo korzystne finansowo rozwiązanie – zarówno dla Ciebie jak i dla praktykanta.

Czy można zakończyć umowę o praktykę przed czasem?

Oczywiście, że tak. Przecież może się zdarzyć, że praktykant nie spełnia Twoich oczekiwań albo nie wywiązuje się należycie z powierzonych mu obowiązków w Twoim biurze tłumaczeń. Mogą również wystąpić wypadki losowe, które uniemożliwiają zakończenie współpracy w terminie wskazanym w umowie. Sposób wcześniejszego zakończenia umowy przewiduje wspomniana ustawa z 2009r.. Co ważne, nie mają tu zastosowania przepisy kodeksu pracy (praktykant nie jest przecież pracownikiem). Wszystko zależne jest od tego, czy umowa była bez wynagrodzenia (nieodpłatna) czy za wynagrodzeniem (odpłatna). Zgodnie z art. 5 ust 6 ustawy:

w przypadku gdy praktyka odbywana jest:
1) nieodpłatnie – umowa może być rozwiązana na piśmie w każdym czasie;
2) odpłatnie – umowa może być rozwiązana na piśmie z zachowaniem siedmiodniowego terminu wypowiedzenia.

Po zakończeniu trwania umowy nie wystawiasz praktykantowi świadectwa pracy, a jedynie – na jego wniosek – zaświadczenie o odbytej praktyce, nabytych przez niego umiejętnościach i rodzaju pracy którą u Ciebie w biurze wykonywał:

podmiot przyjmujący na praktykę, na wniosek praktykanta, jest obowiązany wystawić na piśmie zaświadczenie o rodzaju wykonywanej pracy i umiejętnościach nabytych w czasie odbywania praktyki (art. 7 ustawy).

Jaki rodzaj praktyki jest korzystniejszy, odpłatny czy nieodpłatny?

Trudno ocenić. Każdy jej rodzaj bowiem ma swoje wady i zalety. Przede wszystkim należy podkreślić, że nie ma nic złego w darmowych praktykach. Pamiętaj, że Twoje biuro tłumaczeń ma świetną opinię i potencjalny praktykant będzie miał z pracy w nim ogromne korzyści. Nade wszystko nabierze praktycznych umiejętności w pracy, obycia z klientami, co w przyszłości będzie miało naprawdę wymierne skutki w jego karierze zawodowej. Poza tym, nie ma się co oszukiwać – szkoły nie kształcą praktyków, nie przekazują wiedzy koniecznej do zwykłych, codziennych czynności w pracy. Czy słyszałeś o szkole czy uczelni, która uczy praktycznej obsługi faxu czy kserokopiarki albo podaje wskazówki jak prawidłowo wypełnić książkę nadawczą? Bo ja nie. Są to z pozoru błahe umiejętności, ale ich brak może być irytujący i frustrujący – zarówno dla potencjalnego pracodawcy jak i pracownika.

Nie zapominaj, że możliwość odbycia praktyki w renomowanym biurze tłumaczeń staje się dla młodego człowieka ogromną nobilitacją w dalszej jego ścieżce zawodowej. Wiele firm organizuje konkursy na staż w firmie, ponieważ zdaje sobie sprawę jak cennym pracownikiem jest pracownik doświadczony. Korzyści z tego płyną dla obu stron – student czy uczeń podczas praktyki nabiera niezbędnych „szlifów” i umiejętności , a Ty jako właściciel biura tłumaczeń jesteś odciążony od prozaicznych czynności jakimi jest obsługa urządzeń biurowych czy wysyłanie korespondencji. I masz czas zaparzyć sobie kawę. I wcale nie musi to oznaczać, że bezpłatna praktyka jest gorsza niż za wynagrodzeniem. Oczywiście, wynagrodzenie jest realną, wymierną korzyścią dla praktykanta, zwłaszcza, że nie pociąga to dla Ciebie dodatkowych kosztów związanych z zatrudnieniem. Jest to naprawdę realnie tanie pozyskanie pracownika można ująć – „na próbę”. Często firmy w ten sposób, poprzez umowy z praktykantami uzupełniają braki kadrowe związane np. z urlopami pracowników lub ich dłuższymi nieobecnościami (zwolnienie).

Nawet urzędy administracji rządowej organizują nabory na praktyki. Stworzony został program rządowy zajmujący się organizowaniem praktyk, uczestniczy w nim chociażby Główny Urząd Statystyczny w Katowicach. Dlaczego więc Ty miałbyś się czegoś obawiać przy zatrudnieniu praktykanta? Poza tym jest jeszcze jedna, wymierna korzyść z zatrudnienia praktykanta. A mianowicie – być może ten praktykant okaże się być idealnym pracownikiem z którym po zakończeniu praktyki z przyjemnością będziesz mógł kontynuować współpracę w ramach zatrudnia w Twoim biurze tłumaczeń. Przez okres praktyk możesz przecież poznać człowieka i ocenić czy będzie on spełniał Twoje wymagania jako potencjalny pracownik, jak radzi sobie w sytuacjach kryzysowych i czy sprawdzi się na określonym stanowisku. Polski rynek pracy jest bezlitosny dla młodych ludzi, to właśnie wśród nich jest największy odsetek bezrobotnych, bo 30% (dane z 2017 roku). Potencjalni pracodawcy wymagają bowiem od absolwentów nie tylko odpowiedniego wykształcenia, ale i …doświadczenia. A skąd ten młody człowiek ma je mieć? Ze szkoły? Doświadczenie nabywa się właśnie poprzez praktyki, staże. Praktykant przecież przez okres praktyk uczy się i nabiera faktycznych umiejętności, tego pożądanego przez pracodawców doświadczenia i obycia z biurem, charakterem pracy i klientami. A Ty możesz mieć wreszcie komfort pracy wiedząc, że nie musisz ciągle mierzyć się z czasem, którego tak bardzo Ci brakuje. Warto? Myślimy, że tak, ale decyzję pozostawiamy Tobie.