Jak tłumaczyć dokumenty księgowe? To musi wiedzieć każdy przedsiębiorca!

6 kwietnia 2020

Czy ordynacja podatkowa nakazuje przedsiębiorcom tłumaczenie dokumentów księgowych na język polski? To pytanie, które co roku zadają sobie tysiące właścicieli małych i dużych firm w całym kraju. Czy prowadząc bilans rachunkowy trzeba korzystać ze wsparcia profesjonalistów, gdy sami radzimy sobie z przekładem?

Kontakty zagraniczne nie stanowią dziś żadnego problemu, a współpraca z pracownikami i biznesami na całym świecie jest możliwa bez wychodzenia z domu. Tylko czy istnieje obowiązek przetłumaczenia dokumentów na język polski? I czy w razie kontroli skarbowej należy przedstawić dokument sporządzony przez tłumacza przysięgłego? Zobacz, co trzeba wiedzieć na temat obowiązku tłumaczenia dokumentów firmowych!

Na skróty ukryj

1 Czy ordynacja podatkowa nakłada obowiązek tłumaczenia dokumentów księgowych?

2 Rachunkowość we własnym przekładzie – czy przedsiębiorca może dokonać przekładu dokumentów firmowych samodzielnie?

3 Biuro tłumaczeń czy biuro rachunkowe? Komu zlecić przekład dokumentów?

4 Czy faktury i umowy muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego?

5 Podsumowanie – jak tłumaczyć dokumentację księgową i faktury w języku obcym?

5.1 Może Cię zainteresować:

Czy ordynacja podatkowa nakłada obowiązek tłumaczenia dokumentów księgowych?

To, czy na przedsiębiorcy ciąży obowiązek tłumaczenia dokumentacji, powinno wynikać wprost z obowiązujących przepisów. Warto jednak mieć na uwadze, że polskie prawo nie do końca daje jasności w tej kwestii:

Ustawa o PIT nie podejmuje tematu tłumaczeń,
Ustawa o VAT również przemilcza to zagadnienie.

Co więcej, dodatkowe zamieszanie pojawia się, gdy przeanalizujemy trzy dodatkowe dokumenty.

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów jasno wskazuje, że do prowadzenia działalności możliwe jest jedynie na podstawie dokumentów wystawionych w języku polskim i w walucie polskiej.
Ustawa o rachunkowości mówi wprost:

Art. 21. 5 Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

W podobnym tonie wypowiada się ordynacja podatkowa, czyli podstawa w kwestii prawa dodatkowego. Zgodnie z art. 287 § 1 pkt 2 ordynacji podatkowej:

Kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani […] przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Co więcej, z kolejnych zapisów ordynacji podatkowej wynika, że obowiązek takiego tłumaczenia dokumentów sporządzonych w języku obcym i będących przedmiotem kontroli spoczywa na przedsiębiorcy.

Czytaj również:

Rachunkowość we własnym przekładzie – czy przedsiębiorca może dokonać przekładu dokumentów firmowych samodzielnie?

Zgodnie z wieloma interpretacjami prawa podatkowego, obowiązek tłumaczenia spada na przedsiębiorców dopiero w razie kontroli podatkowej lub skarbowej. Nie brakuje głosów wskazujących, że obowiązek przedstawienia tłumaczenia obowiązuje jedynie w odniesieniu do spraw będących przedmiotem postępowania. A to z kolei oznacza, że – jeśli nie zachodzi taka potrzeba – przedsiębiorcy nie muszą tłumaczyć wszystkich obcojęzycznych dokumentów. Tłumaczenia na język polski należy dokonać zwłaszcza wtedy, gdy nie mamy pewności co do znaczenia informacji zawartej w dokumentach. Jeżeli jednak nie mamy problemu z terminologią charakterystyczną dla dokumentów firmowych, nie ma konieczności zlecania przekładu.

Biuro tłumaczeń czy biuro rachunkowe? Komu zlecić przekład dokumentów?

Warto mieć na uwadze, że biuro rachunkowe nie ma obowiązku wykonywania usługi tłumaczenia dokumentacji księgowej. Wprawdzie księgowość i znajomość przepisów prawa może oznaczać także biegłość w obcojęzycznej terminologii, to jednak rzadko się zdarza, aby księgowi brali się za przekład dokumentów. Co zrobić w takiej sytuacji? Warto udać się po pomoc do specjalistów, czyli do biura tłumaczeń! Czemu warto skorzystać ze wsparcia profesjonalistów?

Gwarancja rzetelnie wykonanej usługi – biuro tłumaczeń zajmuje się na co dzień wykonywaniem przekładów i posiada biegłość w tej kwestii, dzięki czemu wykonanie tłumaczenia sporządzonej w języku obcym dokumentacji nie stanowi dla fachowców najmniejszego problemu.
Tłumaczenie dokonane przez osoby znające się na języku oraz księgowości – aby móc się zabrać za przekład, należy znać się nie tylko na języku, lecz także na terminologii oraz prawie podatkowym. Tłumaczenia księgowe są wykonywane tylko przez osoby z wykształceniem kierunkowym – tak, aby uniknąć pomyłek charakterystycznych dla osób „spoza branży”, nieznających międzynarodowych standardów rachunkowości i prawa skarbowego.
Szybki czas realizacji – dla fachowców tłumaczenie dowodów księgowych to kwestia jednego lub dwóch dni – bez zwlekania i odkładania w czasie.
Brak ryzyka pomyłki – podatnik nie ma prawa dokonać pomyłki – i to samo dotyczy osoby zajmującej się przekładem! Każdy błędnie postawiony przecinek może wpłynąć na ewentualne konsekwencje finansowe podatnika, dlatego w biurze tłumaczeń najmniejszy detal poddany jest kilkukrotnej weryfikacji.
Gwarancja dyskrecji – aby móc zabrać się za pracę, tłumacz musi uzyskać prawo dostępu do dokumentów poddawanych translacji (np. umów, faktur czy ksiąg rachunkowych). Rzeczą oczywistą jest, że ze zleceniodawcami podpisuje się umowę o poufności: żadne informacje zawarte w dokumentach nie mają prawa zostać ujawnione (ale najlepszą gwarancję poufności dają, rzecz jasna, wielkie biura, działające na rynku od lat).

Warto przeczytać: Konsekwencje prawne błędów w tłumaczeniach

Czy faktury i umowy muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego?

Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści dokumentów weryfikowanych przez organ kontroli podatkowej. Ale co to w istocie oznacza? I czy za „wiarygodne” uznaje się jedynie przekłady dokonane przez tłumacza przysięgłego? W tym przypadku sprawa jest już znacznie bardziej skomplikowana, a odpowiedź – wcale nie jednoznaczna. Co aspiruje do miana tłumaczeń prawidłowych i rzetelnych? O tym najczęściej decyduje… konkretny urzędnik. Oto podstawowe elementy, o których należy pamiętać:

Organy kontroli mogą działać na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów tłumaczenia.
Na podstawie ustawy nie można stwierdzić jednoznacznie czy tłumaczenia sporządzone w języku polskim samodzielnie lub przez wykwalifikowanego tłumacza uchodzą za niepodważalne.
Prawdziwą pewność daje jedynie tłumaczenie przysięgłe (uwierzytelnione), dokonane przez urzędnika państwowego.

Warto jednak mieć na uwadze, że kwota na fakturze wystawionej przez tłumacza przysięgłego może być nawet dwukrotnie wyższa, aniżeli w przypadku przekładów dokonywanych przez biuro tłumaczeń. Co więcej, tłumaczenie dokumentów w języku obcym przy pomocy wykwalifikowanych firm nie jest niezgodne z prawem i nie jest podstawą do ukarania przedsiębiorcy za niedopełnienie obowiązków.

Podsumowanie – jak tłumaczyć dokumentację księgową i faktury w języku obcym?

Wszystkie dokumenty firmowe sporządzone w języku obcym powinny zostać przetłumaczone na język polski na wypadek kontroli. Za poprawność danych w takich dokumentach jak księgi rachunkowe odpowiada przedsiębiorca, a w razie potrzeby odpowiednie organy mogą zażądać dokonania przekładu na polszczyznę. Wszystko jest jednak kwestią szczęścia – a to, czy obowiązek wynika wprost z przepisów i czy należy skorzystać z usług tłumacza przysięgłego, nie jest sprecyzowane w żadnej ustawie. Ani w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych lub VAT, ani nawet w rozporządzeniach dla księgowych.